Để mang lại hiệu quả cao mà tiết kiệm được chi phí phân công tối đa, rất nhiều công ty đã lựa chọn phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp cho mình để sử dụng. Điều này đã giúp rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đạt được nhiều thành công mà không bị chồng chéo, thống kê tài chính một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Những đặc điểm mà một phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp cần có là:
Việc lập quản lý tài chính là một phần trong những quy trình khép kín lớn hơn được gọi là “quản lý hiệu suất”. Đó là phương pháp tiếp cận toàn diện nhằm hỗ trợ doanh nghiệp chỉ đạo và quản lý các nguồn nhân lực và đạt được những mục tiêu đề ra. Cần thiết lập một hệ thống dịch vụ phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp để áp dụng cho việc lập, phê duyệt kế hoạch, ngân sách.
Trong khuôn khổ quản lý hiệu suất, vai trò trung tâm việc lập ngân sách là hỗ trợ công đoạn thi hành thông qua việc phân bổ các nguồn lực tới các hoạt động tạo ra giá trị
Lập và quản lý ngân sách cần phải phối hợp quản lý nội bộ tốt hơn giữa các mục tiêu chiến lược và việc thi hành, định hướng doanh nghiệp tốt hơn những mong đợi bên ngoài từ doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp cần có những tính năng gì?
– Tính năng phân tích mạnh mẽ: Phần mềm có tính năng phân tích mạnh mẽ sẽ hoạt động như một CFO thực thụ, giải thích các lựa chọn kinh doanh cho chủ doanh nghiệp bằng các thuật ngữ đơn giản
– Tùy chọn đa dạng: Doanh nghiệp cần một phần mềm có thể cung cấp đa dạng các tùy chọn để thực hiện những ý tưởng và mục tiêu có thể kết hợp vào trong kế hoạch kinh doanh
– Tích hợp với phần mềm kế toán: Phần mềm quản lý tài chính kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức nhập dữ liệu gấp 2 lần.
– Dễ sử dụng: Những phần mềm dễ sử dụng sẽ giúp quá trình thao tác diễn ra nhanh hơn và nhân viên sẽ ít bị nhầm lẫn hơn.
– Phân tích báo cáo: Nhờ phần mềm quản lý tài chính và kế toán mà doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về tình hình tài chính của họ để điều chỉnh chiến lược phát triển đúng đắn.
Từ đó phần mềm quản lý tài chính mang lại những lợi ích cụ thể sau:
- Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng việc lập, phê duyệt kế hoạch ngân sách
- Kiểm soát chi phí sử dụng thực tế của từng hạng mục cho từng bộ phận và từng doanh nghiệp giúp chấm dứt việc chi trùng lặp và không cần thiết
- Giúp minh bạch quá trình chi tiêu mua sắm
- Cung cấp báo cáo kèm theo KPI, giúp nhận diện và kiểm soát từng hạng mục chi phí, tránh chi vượt định mức.
- Tạo mới phiếu đề xuất và gửi phê duyệt online
- Theo dõi tình trạng giải quyết phiếu đề xuất
- Giảm đáng kể cho nhân viên và bộ phận quản lý đã sử dụng cho việc lập phiếu đề xuất, phê duyệt và quản lý thông tin ngân sách cũng như thông tin thực hiện ngân sách cho từng hạng mục chi phí.
- Cung cấp khả năng BI (Business Intelligence) để hỗ trợ lãnh đạo phân tích, khai thác dữ liệu thành công các thông tin có ý nghĩa nhằm ra quyết định cũng như dự đoán ngân sách cho kỳ sau.
Để chọn được một phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp có thể đáp ứng được yêu cầu cho hôm nay và trong tương lai xa các nhà quản lý hãy lưu ý đến 5 tiêu chí:
- Thích ứng: hệ thống tài chính cần có khả năng thay đổi một cách linh hoạt khi có bất kỳ thay đổi nào
- Tốc độ: việc hôm nay không để đến “ngày mai”
- Các mã phân tích đi kèm: Truy cập thông tin tài chính sâu rộng, theo nhu cầu
- Khả năng ứng dụng trên phạm vi toàn cầu: Sẵn sàng có mọi thách thức kinh doanh
- Hỗ trợ từ nhà cung cấp và tầm nhìn chung: Chọn đúng đối tác để thành công
Chọn phần mềm có thể đem đến khả năng kiểm soát và một cách dễ dàng và chủ động. Việc lựa chọn một phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình là một vấn đề nan giải đối với các doanh nghiệp. Phần mềm miễn phí thì không đáp ứng được mọi yêu cầu, phần mềm được thiết kế chuyên biệt thì giá thành lại là một câu hỏi hỏi lớn.
Quản lý tài chính có vai trò vô cùng quan trọng quyết định đến sự tồn tại của một doanh nghiệp. Vì vậy, việc lựa chọn một phần mềm quản lý tài chính để sử dụng hiệu quả là điều các doanh nghiệp cần quan tâm. Vẫn có những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập lựa chọn phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí. Nhưng chắc chắn nó sẽ không đáp ứng được hết yêu cầu của các doanh nghiệp.