Cách lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên hiệu quả

Nhân viên là yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp. Quản lý nhân viên làm sao thật hiệu quả là yêu cầu mà các nhà quản lý cần thực hiện được. Ứng dụng phần mềm quản lý nhân viên là phương thức tối ưu trong thời đại công nghệ máy tính và công nghệ điện thoại phát triển vượt bậc.

>>>Đọc thêm: Phần mềm HRM là gì? Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm HRM?

Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý nhân viên giúp hợp lý hóa quy trình quản lý lực lượng lao động, khai thác tối đa tiềm năng của nhân viên. Sau đây là những lợi ích chính của nó:

Tuyển dụng hiệu quả: Giúp chuẩn bị thông báo tuyển, đưa lên các trang tuyển dụng khác nhau, lựa chọn và đánh giá các ứng viên phù hợp với tiêu chí.

Đánh giá đầy đủ về nhân viên và kỹ năng của họ: Tập trung thông tin nhân viên, giúp phát triển chuỗi hành động thông minh hơn khi phân công công việc, nhờ đó nhân viên dễ dàng biết được hồ sơ chi tiết của mình và các trách nhiệm được giao, tự mình cập nhật thông tin nếu cần.

Giúp quản lý toàn diện lực lượng lao động: Đem tất cả các hoạt động liên quan đến HR vào một lớp duy nhất, nghĩa là bạn có thể phân công công việc, theo dõi tiến độ hay khen thưởng từ một giải pháp duy nhất, hiệu quả về chi phí.

Nâng cao sự cộng tác: Cung cấp cho người dùng một panel (bảng) giao tiếp để họ có thể theo dõi các cập nhật gần nhất, bình luận về công việc hay chia sẻ ý tưởng.

Quản lý tính lương: Bảo đảm lương, phúc lợi cho nhân viên, giảm tình trạng nghỉ việc, tuân thủ các quy định về thuế.

Giúp đánh giá và khen thưởng chính xác: Một hệ thống tốt giúp theo dõi sự tiến triển của mỗi nhân viên và phát triển các thực tiễn chất lượng để đánh giá công việc, khen thưởng xứng đáng cho nhân viên. Một vài hệ thống còn giúp phát hiện các xu hướng hay hình mẫu tiêu cực.

Một vài gợi ý để doanh nghiệp tìm kiếm và lựa chọn đúng phần mềm quản lý nhân viên phù hợp với doanh nghiệp của mình

Nâng cao kiến thức về phần mềm quản lý nhân viên (HRM), cố gắng biết rõ những khả năng, năng lực mà phần mềm này mang lại

Xác định các nhu cầu về phần mềm quản lý nhân viên của mình, doanh nghiệp cần nghiên cứu cực kỳ chi tiết khi xác định nhu cầu của mình, càng chi tiết, càng dễ lựa chọn đúng phần mềm phù hợp. Hãy tham khảo những người sẽ sử dụng phần mềm xem họ cần gì. Hỏi bộ phận đào tạo, tính lương hay quản trị rủi ro. Hỏi luôn những người có thẩm quyền duyệt mua phần mềm, xem liệu tính năng hay phương án nào đó có phù hợp với lợi ích của họ. Càng nhiều người tham gia vào quá trình này, khả năng tìm được phần mềm đáp ứng nhu cầu của toàn tổ chức sẽ cao hơn.

Tạo một bảng Excel các yêu cầu chi tiết đối với phần mềm HRM sử dụng trong suốt quá trình đánh giá. Một vài ví dụ về các yêu cầu:

• Tích hợp HR và chấm công, tính lương
• Quản lý đào tạo
• Hỗ trợ định kỳ
• Số ngày triển khai
• Giá phần mềm
• Chi phí triển khai

Xác định ngân sách cho phần mềm. Việc này quan trọng vì có đến 70% trường hợp không được duyệt chi vì bị coi là trung tâm chi phí, không đáng để đầu tư. Nếu ngân sách hạn chế thì có thể xem xét sử dụng phần mềm đám mây, chi phí đầu tư ban đầu thấp, chỉ phải trả mức phí nhất định theo tháng.

Lựa chọn các nhà cung cấp phần mềm để bắt đầu đánh giá. Có thể hỏi các nhân sự của phòng HR, các chuyên viên hoặc xin lời khuyên trên group, diễn đàn hoặc trang blog, điều này sẽ rút ngắn quá trình lựa chọn.

Đánh giá các hệ thống của phần mềm HRM, cần đảm bảo bản demo phần mềm có chính xác năng lực và yêu cầu bạn đưa ra, đặt thêm câu hỏi cho nhà cung cấp để có đánh giá chính xác hơn.

Nghiên cứu từng công ty phần mềm HRM. Rút ngắn danh sách nhà cung cấp ( ví dụ, từ 5 xuống 2) và tìm hiểu các vấn đề, chẳng hạn họ đã kinh doanh được bao lâu, có bao nhiêu khách hàng, khách hàng nói ra sao về họ.

Thiết lập các mong đợi triển khai và mức giá. Để chi phí của dự án luôn trong tầm kiểm soát, điều quan trọng là bạn phải định nghĩa phạm vi dự án càng chi tiết càng tốt.

Ra quyết định mua

Đạt được sự chấp thuận cho quyết định mua. Hai yếu tố quan trọng của bước này là sự đồng thuận nhóm, nghĩa là càng nhiều người hoặc bộ phận đồng tình với giải pháp được chọn thì càng tốt và sự diễn giải chi phí hợp lý (chú trọng giá trị gia tăng mà phần mềm mang lại.

>>>Đọc thêm: 10 cách thông minh để cải thiện hiệu suất trong công việc

Phần mềm quản lý nhân viên tại Việt Nam

Dù không rõ thời gian hình thành nhưng thị trường phần mềm quản lý nhân viên HRM tại Việt Nam hiện nay đang rất sôi động với nhiều nhà cung cấp tham gia.

Do trình độ phát triển phần mềm tương đối chậm hơn so với Thế giới nên các tính năng được trang bị trên phần mềm HRM của Việt Nam chỉ đáp ứng các yêu cầu cơ bản như chấm công , tính lương, theo dõi nhân viên, lên lịch đào tạo,…chứ chưa có hoặc có nhưng rất ít doanh nghiệp sử dụng, các tính năng cao cấp hơn như phân tích hay cung cấp các báo cáo nhân sự có tính chiến lược cho đội ngũ quản lý.

Chi phí mua và sử dụng phần mềm HRM ở Việt Nam cũng đa dạng, tùy theo nhà cung cấp, phân hệ hay số người dùng mà sẽ có những mức giá khác nhau.

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có một giải pháp phần mềm quản lý nhân viên đã được ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp đó là 3S HRM được cung cấp bởi ITG- đơn vị cung cấp phần mềm ERP hàng đầu Việt Nam. 3S HRM là một phân hệ trong giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP giúp quản trị các vấn đề liên quan đến nhân sự, tính lương công nhân viên theo đặc thù của từng doanh nghiệp.

>>>Đọc thêm :KPI: thước đo đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên