Những điều cần biết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ( ERP )

Thời gian gần đây, khi nhắc đến giải pháp giúp nâng cao hiệu quả cạnh tranh, tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp, chúng ta thường nghe đến những cụm từ như hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hệ thống ERP hay giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp,.. Để hiểu rõ hơn về hệ thống này, bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin tổng quan nhất để bạn đọc có thể hiểu được thế nào là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cũng như tác động của nó đến doanh nghiệp.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là gì?

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay còn được gọi là hệ thống ERP ( Enterprise resources Planning) được biết đến như một phần mềm ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin giúp dễ dàng quản trị doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác. Có thể nói ERP tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty lại và lưu trữ dữ liệu trong một hệ thống máy tính duy nhất, giúp xử lý toàn bộ các công việc từ quản lý nhân sự, tài chính, kế toán, quan hệ khách hàng, quản lý mua hàng, bán hàng… Từ đó giúp nâng cao hiệu quả doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí.

Chức năng cơ bản của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Gia tăng năng suất

Các quy trình kinh doanh như kế toán, bán hàng, tiếp thị, sản xuất và kiểm kê được tích hợp trong một nền tảng ERP. Việc thu thập và truy cập dữ liệu trên toàn tổ chức trở nên dễ dàng hơn, đơn giản hóa luồng công việc liên ngành. Tương tự như vậy, ERP tự động hóa các công việc hàng ngày như nhập thủ công dữ liệu hoặc tạo báo cáo. Các quy trình lặp đi lặp lại được loại bỏ, giải phóng các nhóm để tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi của họ. Ví dụ: tiếp thị có thể chạy báo cáo lưu lượng truy cập web hàng ngày mà không bị lỗi công nghệ; hoặc, kế toán có thể truy cập ngay lập tức số liệu thống kê bán hàng của tuần mà không cần theo dõi giám đốc bán hàng.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP cũng cung cấp cho các nhà quản lý và các đối tác quan trọng việc tra cứu, xem xét nhanh. Trang tổng quan cho phép người ra quyết định xem lướt qua các chỉ số hiệu suất chính trong toàn bộ tổ chức. Nếu họ muốn điều tra thêm, người quản lý có thể xem chi tiết trong một vài cú nhấp chuột..

Đưa ra dự báo chính xác

Điều tồi tệ nhất về việc thiếu dự báo là dự báo sai. Dự báo các chiến lược hình dạng; do đó, các tổ chức quan trọng có được bức tranh thực sự. Sử dụng một cơ sở dữ liệu tập trung, ERP biến các giải pháp kinh doanh khác nhau của công ty thành một quy trình chuẩn hóa, cuối cùng, tăng cường tính toàn vẹn dữ liệu. Các công cụ báo cáo của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp sử dụng các bộ lọc và phân tích nâng cao để lọc dữ liệu không nhất quán. Với tính toàn vẹn dữ liệu còn nguyên vẹn, người quản lý có thể tạo báo cáo với dự báo thực tế. Tương tự, ước tính nằm trong phạm vi kết quả hợp lý. Hơn nữa, các giải pháp ERP tiên tiến với các công cụ kinh doanh thông minh sử dụng máy học và thuật toán tiên đoán cho phép người dùng đào sâu vào dữ liệu lớn. Các công ty có nguồn dữ liệu phức tạp có thể tận dụng ERP để có thông tin chi tiết ẩn và đạt được lợi thế cạnh tranh.

Giảm thiểu chi phí vận hành

Một công ty cũng có thể tận dụng ERP để cắt giảm chi phí. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và các số liệu quan trọng được giám sát chặt chẽ, sự gián đoạn, sự chậm trễ và sự cố được dự đoán và tác động của nó được xử lý tốt hơn. Sản xuất và phân phối đặc biệt dễ bị gián đoạn. Nhưng với ERP cho phép sản xuất, kỹ thuật, dịch vụ khách hàng và các đơn vị kinh doanh khác làm việc chặt chẽ với nhau bằng cách sử dụng dữ liệu thời gian thực, giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh hơn.

Tăng cường bảo mật dữ liệu

Các giải pháp ERP có tường lửa và các biện pháp hạn chế để bảo vệ chống lại vi phạm dữ liệu. Có một kho dữ liệu duy nhất có nghĩa là các điểm truy cập được theo dõi chặt chẽ và bảo mật được tập trung. Tương tự như vậy, hệ thống hoạch đinh nguồn lực doanh nghiệp cung cấp cho quản trị viên tính linh hoạt để khóa dữ liệu nhạy cảm mà không giới hạn quyền truy cập của người dùng vào thông tin khác. Quản trị viên cũng có thể nhanh chóng ngừng hoạt động truy cập của các nhân viên đã nghỉ việc và cấp quyền cho những nhân viên mới. Các giải pháp ERP cũng hiển thị các hoạt động của người dùng, do đó, quản trị viên có thể dễ dàng phát hiện các hành động trái phép hoặc các mẫu hoạt động đáng ngờ trong hệ thống.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu được những thông tin cơ bản về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, để hiểu rõ hơn về phần mềm ERP, mời bạn truy cập website: http://www.itgvietnam.com/