10 Nguyên tắc vàng giúp tối ưu hệ thống ERP cho doanh nghiệp

Hàng năm, Panorama Consulting đều công bố những báo cáo phân tích về xu hướng sử dụng ERP trong doanh nghiệp. Những báo cáo này tập hợp ý kiến khảo sát từ hàng trăm doanh nghiệp đã hoàn tất việc triển khai ERP. Trong báo cáo năm gần đây nhất, Panorama Consulting đã khảo sát hơn 200 doanh nghiệp đa dạng ở quy mô và trích xuất những điểm quan trọng nhất để hỗ trợ các doanh nghiệp đang có định hướng triển khai phần mềm ERP có thể xây dựng chiến lược ERP hiệu quả. Dưới đây là 10 nguyên tắc vàng cần tuân thủ để giúp tối ưu ERP.

Áp dụng chiến lược triển khai ERP phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Khảo sát của Panorama Consulting ghi nhận nhiều doanh nghiệp có doanh thu hàng năm dao động từ 50-300 triệu đô la Mỹ. Các chuyên gia khuyến nghị rằng cách tiếp cận triển khai ERP nên được điều chỉnh theo quy mô tổ chức. Doanh nghiệp lớn cần ưu tiên tầm nhìn chiến lược dài hạn, lựa chọn giải pháp có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Ngược lại, doanh nghiệp nhỏ có thể tập trung vào các giải pháp đơn giản hơn để cải thiện các quy trình cốt lõi cụ thể.

Tính toán mọi chi phí liên quan khi lập ngân sách triển khai ERP

Khi lập kế hoạch tài chính cho dự án ERP, doanh nghiệp cần xem xét toàn bộ chi phí liên quan, không nên chỉ giới hạn ở phí bản quyền và tư vấn. Chi phí nội bộ như thời gian nhân viên dành cho dự án cũng cần được tính toán. 84% số người được hỏi có thời gian sử dụng dự kiến hoặc thực tế ít hơn 2% thu nhập, mặc dù không phổ biến vượt quá 4% tùy thuộc vào loại hình triển khai.

Đáng chú ý, 64% doanh nghiệp báo cáo dự án vượt ngân sách. Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này là do: vấn đề kỹ thuật không lường trước được, ngân sách dự trù không thực tế, bổ sung yêu cầu công nghệ trong quá trình triển khai… Do đó, việc đánh giá chính xác các giải pháp ERP ngay từ đầu là vô cùng quan trọng.

Cân nhắc sử dụng ERP nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ hoặc khu vực công

Mặc dù các doanh nghiệp sản xuất vẫn chiếm tỷ lệ lớn nhất (43%) trong khảo sát, song các tổ chức dịch vụ chuyên nghiệp và tổ chức quốc doanh cũng đang ngày càng quan tâm đến việc triển khai ERP. Xu hướng này xuất phát từ việc các nhà cung cấp giải pháp đã phát triển các ứng dụng đám mây phù hợp hơn với đặc thù hoạt động của các đơn vị này.

Giải pháp ERP đám mây (SaaS) đang trở thành xu hướng chủ đạo

Trong khảo sát năm nay, có đến 64% doanh nghiệp đã lựa chọn triển khai ERP theo mô hình SaaS. Để đáp ứng nhu cầu này, các nhà cung cấp đang tích cực phát triển nền tảng dịch vụ và cơ sở hạ tầng, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, quản lý nhân sự, hệ thống nhà cung cấp và tích hợp Internet of Things.

Ngoài ra, một nửa số tổ chức (50%) thu hồi chi phí đầu tư ERP trong vòng ba năm. Tuy nhiên, tỷ lệ doanh nghiệp thu hồi chi phí trong vòng một năm chỉ đạt 4%.

Cải thiện hiệu quả kinh doanh là động lực chính thúc đẩy triển khai ERP

64% đơn vị được khảo sát cho biết lý do hàng đầu để triển khai ERP là nâng cao hiệu quả kinh doanh. Các động lực khác bao gồm: tạo nền tảng cho tăng trưởng (57%), giảm vốn lưu động (57%) và cải thiện dịch vụ khách hàng (54%).

Xu hướng hiện nay cho thấy sự chuyển dịch từ việc đơn thuần thay thế hệ thống cũ sang việc sử dụng ERP như công cụ chiến lược. Ban lãnh đạo doanh nghiệp ngày càng nhận thức rõ về vai trò của ERP trong việc liên kết và tối ưu hóa các chức năng kinh doanh như tài chính và chuỗi cung ứng, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển.

Tùy biến ERP cần đảm bảo sự cân bằng

Phần mềm ERP thường đòi hỏi tùy chỉnh để phù hợp với các quy trình nghiệp vụ đặc thù, nâng cao hiệu quả và tạo lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, mã nguồn tùy chỉnh có thể gây khó khăn khi nâng cấp hệ thống và thường đòi hỏi thêm thời gian kiểm thử.

Theo khảo sát, 37% tổ chức tùy chỉnh từ 26-50% ứng dụng ERP của họ. Các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp cần đảm bảo các tùy chỉnh phải phù hợp với chiến lược kinh doanh và CNTT – tránh tùy biến quá mức nhưng vẫn phát huy được lợi thế cạnh tranh riêng biệt.

Phân bổ nguồn lực hợp lý là yếu tố then chốt để triển khai ERP thành công

Đa số tổ chức báo cáo đã phân bổ 3-5 nhân sự toàn thời gian cho dự án ERP. Số lượng và loại hình nguồn lực dành cho dự án có ảnh hưởng đáng kể đến khả năng thành công. Các nhân sự này thường tham gia vào quản lý thay đổi tổ chức (OCM), bao gồm các hoạt động như thúc đẩy sự chấp nhận và chuẩn bị cho thay đổi với gián đoạn tối thiểu.

Đáng chú ý, chỉ có 42% tổ chức đánh giá việc triển khai ERP của họ là thành công, giảm mạnh so với các năm trước. Vì vậy, nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần lựa chọn các chỉ số đo lường phù hợp, như KPI kinh doanh và mức độ chấp nhận của người dùng, để định hướng nhóm dự án.

Hướng đến cải thiện toàn diện các quy trình kinh doanh

Chỉ có 49% doanh nghiệp được khảo sát cải thiện toàn bộ quy trình kinh doanh nhờ ERP. Để tối đa hóa giá trị từ đầu tư ERP, doanh nghiệp nên xây dựng trường hợp kinh doanh rõ ràng, thiết lập các chỉ số hiệu suất và kế hoạch thực hiện lợi ích cụ thể.

Cách tiếp cận này không chỉ giúp kiểm soát phạm vi dự án mà còn góp phần xác định tiêu chí thành công, đo lường hiệu quả, ưu tiên các vấn đề cấp bách và tìm kiếm cơ hội cải tiến.

Đảm bảo hiểu rõ và lập ngân sách phù hợp

Mặc dù 64% dự án ERP vượt ngân sách, tỷ lệ này đã cải thiện so với 74% của năm trước. Ba nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này là: vấn đề kỹ thuật/tổ chức không lường trước được, ngân sách ban đầu không thực tế, và bổ sung yêu cầu công nghệ trong quá trình triển khai.

Các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp nên đánh giá kỹ lưỡng các hệ thống ERP phù hợp để xác định phạm vi dự án chính xác. Giải pháp ERP lý tưởng cần linh hoạt và có khả năng mở rộng để hỗ trợ tăng trưởng hiện tại và tương lai, đồng thời phù hợp với chiến lược tổ chức và CNTT.

Chọn lựa đối tác ERP phù hợp

Đáng chú ý, có tới 23% tổ chức không hài lòng với nhà cung cấp ERP của họ. Các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố sau khi lựa chọn đối tác:

• Kinh nghiệm của nhà cung cấp với giải pháp đang cung cấp
• Sự tương thích về văn hóa doanh nghiệp
• Khả năng hỗ trợ và lãnh đạo dự án
• Tần suất và chất lượng tương tác

Làm việc với nhà cung cấp phần mềm chuyên nghiệp và thiết lập kỳ vọng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh và tối ưu hóa chi phí đầu tư.

• Tag:
• ERP