3 Bài học quý giá rút ra từ những dự án ERP thất bại trên thế giới

Triển khai ERP là một bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, không phải dự án ERP nào cũng đạt được thành công như mong đợi. Dưới đây là ba trường hợp điển hình về triển khai ERP thất bại trên thế giới và bài học rút ra.

1. Hershey – Thất bại công nghệ có thể đánh gục một công ty Fortune 500

Trường hợp của Hershey Foods vào mùa Halloween năm 1999 là một ví dụ điển hình cho việc triển khai dự án ERP thất bại. Việc xây dựng hệ thống ERP (SAP), CRM (Siebel/Oracle) và quản lý chuỗi cung ứng (Manugistics) gặp trục trặc đã khiến Hershey không thể giao được số lượng lớn sản phẩm trị giá 100 triệu đô la, đặc biệt là vào dịp lễ Halloween – thời điểm kinh doanh quan trọng nhất của họ. Sự cố này đã làm giá cổ phiếu của Hershey giảm 8%, gây hoang mang cho các nhà đầu tư.

Mặc dù một dự án công nghệ thất bại hiếm khi khiến một công ty Fortune 500 phá sản hoàn toàn, nhưng nó chắc chắn có thể gây ra những thiệt hại nặng nề, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và uy tín của công ty.

Những bài học từ thất bại của Hershey:

• Bài học 1: Lựa chọn thời điểm triển khai ERP: Hershey đã triển khai hệ thống ngay trước lễ Halloween, thời điểm quan trọng nhất trong năm của họ. Việc thay đổi quy trình kinh doanh vào thời điểm này đã gây ra sự gián đoạn nghiêm trọng và hậu quả kéo dài đến 6 tháng sau đó. Bài học ở đây là cần lựa chọn thời điểm thích hợp, tránh những giai đoạn cao điểm kinh doanh.
• Bài học 2: Không rút ngắn quy trình triển khai: Hershey đã rút ngắn thời gian triển khai hệ thống ERP từ 48 tháng xuống còn 30 tháng bằng cách bỏ qua các giai đoạn thử nghiệm quan trọng. Điều này dẫn đến nhiều sự cố không lường trước khi hệ thống chính thức hoạt động, chẳng hạn như hệ thống không ghi nhận đơn hàng mặc dù hàng tồn kho vẫn đủ. Việc cắt giảm giai đoạn thử nghiệm để tiết kiệm thời gian và chi phí có thể gây ra những rủi ro lớn hơn.
• Bài học 3: Tránh triển khai quá nhiều hệ thống cùng lúc: Hershey đã triển khai đồng thời hệ thống ERP, CRM và hệ thống quản lý logistics. Việc triển khai quá nhiều hệ thống cùng lúc, trong khi nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ, đã làm tăng nguy cơ thất bại. Nên tập trung vào từng hệ thống một cách tuần tự để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả.

2. FoxMeyer Drugs – Khi giấc mơ ERP trở thành ác mộng

FoxMeyer Drugs, từng là công ty dược phẩm lớn thứ tư tại Mỹ, đã nộp đơn phá sản vào năm 1996 sau khi triển khai dự án SAP ERP không thành công. Nguyên nhân chính đến từ việc quản lý dự án kém hiệu quả, không đánh giá đúng khả năng đáp ứng của hệ thống và thiếu sự tham gia của nhân viên.

Bài học rút ra:

• Quản lý dự án chặt chẽ: Đảm bảo đội ngũ quản lý dự án có kinh nghiệm và khả năng điều phối các nguồn lực hiệu quả.
• Đánh giá khả năng đáp ứng của hệ thống: Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
• Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên: Đào tạo và khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình triển khai để tăng tính chấp nhận và hiệu quả sử dụng hệ thống.

3. Select Comfort và bài học từ dự án ERP thất bại

Select Comfort, nhà sản xuất nệm hàng đầu tại Mỹ, đã triển khai một dự án ERP vào năm 1999 với hy vọng cải thiện hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Tuy nhiên, sự chuẩn bị không đầy đủ và việc không tích hợp hệ thống ERP vào các quy trình kinh doanh hiện tại đã khiến dự án gặp thất bại nghiêm trọng. Hệ thống mới không thể đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận, gây ra sự gián đoạn lớn trong quản lý chuỗi cung ứng và giao hàng.

Hậu quả là doanh nghiệp không thể đáp ứng được đơn hàng đúng hạn, làm giảm uy tín thương hiệu và mất đi lòng tin từ khách hàng. Không những thế, Select Comfort còn phải chịu thêm chi phí khắc phục lỗi hệ thống, làm tăng áp lực tài chính trong thời gian dài.

Bài học rút ra:

• Tích hợp quy trình kinh doanh: Đảm bảo hệ thống ERP được thiết kế để hỗ trợ và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp.
• Chuẩn bị kỹ lưỡng trước triển khai: Thực hiện phân tích nhu cầu, lập kế hoạch chi tiết và chuẩn bị nguồn lực đầy đủ trước khi triển khai dự án ERP.

Triển khai dự án ERP là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, quản lý chặt chẽ và sự tham gia tích cực của toàn bộ doanh nghiệp. Việc rút kinh nghiệm từ những thất bại trong quá khứ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm tương tự, đảm bảo dự án ERP mang lại hiệu quả và thành công như mong đợi.