Sự cố khi triển khai ERP chỉ những việc xảy ra không nằm trong kế hoạch dự định và có thể ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Bài viết này sẽ liệt kê chi tiết những sự cố thường gặp trong quá trình triển khai ERP để doanh nghiệp nắm được và tránh để xảy ra vấn đề tương tự.
Sự cố về nhân sự
Việc thay đổi nhân sự bất ngờ ở cả hai phía (khách hàng và nhà cung cấp), đặc biệt là ở những vị trí chủ chốt như kế toán trưởng hoặc người quản lý dự án, có thể làm gián đoạn tiến độ triển khai ERP.
Ví dụ, một dự án ERP chỉ kéo dài vài tháng nhưng do thay đổi kế toán trưởng bên phía doanh nghiệp, dự án có thể bị đình chỉ lại không thời hạn. Đến khi có kế toán trưởng mới, việc bắt đầu tìm hiểu lại yêu cầu, mục tiêu, tiến độ dự án… cũng sẽ mất nhiều thời gian. Khó khăn hơn nữa là khi kế toán trưởng bên phía khách hàng là người đặt các yêu cầu cho phân hệ tài chính kế toán của phần mềm ERP, nhưng khi người mới tham gia vào dự án, các yêu cầu ban đầu có thể thay đổi, dẫn đến hai bên không thể thống nhất được mục tiêu công việc chung.
Đối với nhà cung cấp phần mềm, khi có sự thay đổi về nhân sự đang triển khai phần mềm, tiến độ của dự án cũng bị ảnh hưởng rất lớn nếu công ty phần mềm không có kế hoạch bổ sung thay thế nhân sự phù hợp về trình độ. Nhân viên mới phải có khả năng tiếp nhận một cách chi tiết các phần công việc của nhân viên cũ để lại, đôi khi khối lượng thông tin cần tiếp nhận rất lớn và đòi hỏi nhân viên có trình độ cao mới có thể tiếp nhận được một cách có chất lượng.
Một sự cố khi triển khai ERP khác liên quan đến yếu tố nhân sự là sự kháng cự của nhân viên đối với việc sử dụng phần mềm. Một số các thành viên trong công ty có thể không ủng hộ việc sử dụng ERP do không hài lòng với sự lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp. Nguyên nhân có thể vì họ giới thiệu hoặc ủng hộ một phần mềm khác nhưng phần mềm này không được lựa chọn. Lý do khác dẫn đến sự kháng cự khi triển khai ERP là tâm lý sợ thay đổi. Một số nhân viên có thể lo lắng vì đã quen với cách làm việc cũ và lo ngại về khả năng thích ứng với công nghệ mới nên từ chối sử dụng phần mềm mới trong doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những lý do lớn nhất dẫn đến sự thất bại khi triển khai ERP.
Xem thêm: Lưu ý khi triển khai ERP để phát huy tối đa lợi ích trong doanh nghiệp
Sự cố về sự hợp tác giữa các nhân viên bên phía khách hàng với các nhân viên triển khai phần mềm bên phía nhà cung cấp
Sự khác biệt trong quan điểm, cách làm việc và tính cách cá nhân giữa các thành viên trong đội dự án của hai bên thường dẫn đến những mâu thuẫn không đáng có. Những mâu thuẫn này có thể bắt nguồn từ những nguyên nhân rất nhỏ, như một sự hiểu lầm đơn giản, nhưng nếu không được giải quyết kịp thời có thể làm trầm trọng thêm tình hình và ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Ví dụ: Với một chức năng chi tiết trên phần mềm ERP, bên phía khách hàng cho rằng chức năng này cần phải thực hiện vì thuộc phạm vi hợp đồng còn nhân viên bên phía công ty phần mềm cho rằng công việc này nằm ngoài phạm vi hợp đồng… Vì vậy, để ngăn ngừa sự cố này bước đầu tiên là hai bên cùng nhau xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm chi tiết (URD) và cùng thống nhất ký vào văn bản này làm căn cứ xác định các công việc cần thực hiện sau này mà hai bên đều phải tuân thủ.
Sự căng thẳng cũng có thể nảy sinh khi một bên không hoàn thành hoặc quá kéo dài công việc đã thống nhất do không bố trí được đủ thời gian tham gia dự án của các nhân viên. Ví dụ điển hình là bên phía doanh nghiệp chỉ có kế toán trưởng hoặc trưởng các phòng nghiệp vụ mới có thể phê duyệt được một chức năng hoặc một quy trình trên phần mềm cần thực hiện như thế nào trong khi các nhân viên này quá bận vì các công việc theo chức danh của mình và không bố trí đủ thời gian cho dự án, kết quả là các phần triển khai liên quan khác của dự án cũng phải chờ đợi theo. Hoặc trường hợp bên phía nhà cung cấp phần mềm không thực hiện được hoặc thực hiện quá chậm chạp các công việc customize phần mềm do bố trí nhân sự không đủ trình độ tham gia vào dự án.
Thông thường khi có sự căng thẳng trong quan hệ của nhóm nhân viên tham gia dự án của hai bên thì cần có cuộc họp để giải quyết và trong cuộc họp này phải có sự tham gia của cấp cao hơn như lãnh đạo hai công ty (giám đốc hoặc phó giám đốc). Ban lãnh đạo của doanh nghiệp và công ty phần mềm là những người hơn ai hết mong muốn dự án thành công nên nói chung các mâu thuẫn sẽ được giải quyết và các kế hoạch mới sẽ được đặt ra và tinh thần làm việc của các nhân viên trong ban dự án của cả hai bên lại được “lên dây cót”. Trường hợp xấu nhất đại diện ban lãnh đạo hai bên cũng không thống nhất được thì hai bên có thể bàn đến việc thanh lý hợp đồng trong “hoà bình” và nếu sự bàn bạc này cũng không có kết quả thì hai bên phải nhờ đến bên thứ ba can thiệp như trọng tài hoặc toà án kinh tế.
Các sự cố về kỹ thuật
Ví dụ: Tất cả các máy tính của doanh nghiệp bị nhiễm loại virus gây hậu quả nghiêm trọng (như loại virus phá huỷ đĩa cứng, virus xoá một số tệp ngẫu nhiên trong thư mục bất kỳ trên đĩa cứng…). Sự cố về kỹ thuật tin học cũng có thể xảy ra khi trong doanh nghiệp có nhân viên không ủng hộ việc triển khai dự án mà lại có trình độ về kỹ thuật tin học nên có thể cố tình can thiệp làm hỏng phần mềm. Mặc dù trường hợp này rất ít khi sảy ra nhưng khi nó đã sảy ra thì rất khó khắc phục vì nhân viên phá hoạt luôn nghĩ ra cách này, cách khác theo thời gian để làm hỏng dữ liệu hoặc hỏng một số file của chương trình. Cách duy nhất là tìm ra nhân viên phá hoại, cách ly khỏi hệ thống phần mềm hoặc cho nhân viên nghỉ việc.
Các sự cố bất khả kháng khác
Các sự cố khác có thể xảy ra như một bên doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp phần mềm giải thể, khi đó dự án chắc chắn thất bại. Trường hợp một bên đơn phương đề nghị chấm dứt hợp đồng và thanh lý giữa chừng vì lý do bất khả kháng (như công ty mẹ đột nhiên quyết định áp dụng phần mềm khác thay thế phần mềm đang triển khai, hoặc doanh nghiệp rơi vào các vụ rắc rối với pháp luật và có nguy cơ đóng cửa…). Đôi khi do không còn nhân sự triển khai dự án quản trị doanh nghiệp do có quá nhiều nhân viên tham gia dự án xin nghỉ việc mà doanh nghiệp cũng buộc phải dừng dự án theo cách đề nghị thanh lý hợp đồng giữa chừng.
Để tránh những sự cố kể trên, doanh nghiệp nên lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm ERP uy tín đã có kinh nghiệm triển khai thành công nhiều dự án cho doanh nghiệp ở đa dạng ngành nghề, lĩnh vực, quy mô. Hiện tại, ITG Technology – doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực phát triển giải pháp ERP và giải pháp nhà máy thông minh tại Việt Nam đang là đơn vị triển khai phần mềm ERP cho nhiều doanh nghiệp lớn VNR500 và công ty FDI Nhật Bản, Hàn Quốc như: Panasonic, TDV, Kimsen, Traphaco CNC, Aristino,… Với hơn 18 năm kinh nghiệm, hơn 200 nhân sự chất lượng và đội ngũ chuyên gia tư vấn hàng đầu, ITG đảm bảo giải pháp sau khi triển khai sẽ đáp ứng đúng nhu cầu quản trị hiện tại và mở rộng trong tương lai của doanh nghiệp. Việc triển khai phần mềm tại một đơn vị uy tín và có nhiều kinh nghiệm như ITG sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa sự cố khi xây dựng hệ thống ERP.
Trên đây là những sự cố khi triển khai ERP. Hy vọng những chia sẻ trên của chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro khi xây dựng phần mềm ERP, đảm bảo hệ thống được hoàn thành đúng thời gian và đáp ứng đầy đủ mong muốn của công ty.
