Hệ thống ERP đã và đang trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu dự án ERP thất bại hoặc mang lại hiệu quả kém thì sẽ khiến doanh nghiệp tốn rất nhiều chi phí, thời gian và công sức. Vậy làm thế nào để biết phần mềm ERP có được triển khai thành công hay không? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 5 chỉ số quan trọng giúp đo lường mức độ thành công của dự án ERP.
Khi nào một dự án ERP được đánh giá là thành công?
Một dự án ERP thành công khi nó giải quyết được các vấn đề cốt lõi trong doanh nghiệp, chẳng hạn như hoạt động quản lý hàng tồn kho, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý hoạt động tài chính,… Hơn hết, dữ liệu của hệ thống cần phải có tính liên kết và kế thừa để đảm bảo các phòng ban trong doanh nghiệp có thể phối hợp chặt chẽ với nhau và giải quyết các nghiệp vụ trên một hệ thống duy nhất.
Trên thực tế, khái niệm về sự thành công khi triển khai hệ thống ERP có thể khác nhau tùy theo mục tiêu cũng như nhu cầu của từng tổ chức. Do vậy, dựa vào mục đích ban đầu khi triển khai dự án, cùng với việc áp dụng các chỉ số đo lường nhất định, doanh nghiệp có thể đánh giá được một dự án ERP có thành công hay không.
5 Chỉ số đo lường mức độ thành công của dự án ERP
Đo lường mức độ thành công khi triển khai ERP là việc làm rất cần thiết để biết liệu dự án có hiệu quả và đi đúng hướng hay không. Sau đây là 5 chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng đo lường một cách chính xác dự án ERP của mình.
Thời gian triển khai
Đây là một chỉ số quan trọng để đo lường mức độ thành công của dự án ERP. Chỉ số này thể hiện thời gian doanh nghiệp cần để hoàn tất cài đặt và vận hành hệ thống. Thời gian triển khai ERP càng ngắn, doanh nghiệp sẽ càng giảm thiểu được sự gián đoạn trong hoạt động vận hành hàng ngày và các chi phí liên quan. Đồng thời, điều này cũng cho thấy quy trình triển khai ERP đang được doanh nghiệp quản lý hiệu quả. Thời gian triển khai ERP sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến chi phí của dự án. Do vậy, bạn cần phải có kế hoạch tính toán thời gian cụ thể và rõ ràng cho từng bước để đảm bảo phù hợp với nguồn lực và nhu cầu của doanh nghiệp.
Để đánh giá thời gian triển khai có đáp ứng được kỳ vọng hay không, doanh nghiệp cần xem xét các giai đoạn quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống ERP, cụ thể như sau:
- Thời gian cần thiết để lên kế hoạch: Doanh nghiệp cần thường xuyên trao đổi với nhà cung cấp phần mềm để nắm rõ về các khung thời gian triển khai và lên kế hoạch phối hợp, hỗ trợ phù hợp. Việc lập kế hoạch cẩn thận và chính xác sẽ giúp đảm bảo sự chuẩn bị tốt cho các giai đoạn tiếp theo.
- Thời gian khởi tạo và xây dựng cấu hình hệ thống ERP: Quá trình này cần phải được thực hiện chính xác, chuyên nghiệp để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả của toàn hệ thống.
- Thời gian chuyển đổi dữ liệu vào hệ thống: Quá trình này liên quan đến việc chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới. Việc chuyển dữ liệu phải được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn sàng sử dụng của dữ liệu.
- Thời gian đào tạo: Đào tạo nhân viên về việc sử dụng hệ thống ERP mới rất quan trọng. Quá trình đào tạo cần được triển khai trên toàn doanh nghiệp để đảm bảo tất cả các nhân viên trong công ty nắm vững công cụ và quy trình mới.
- Thời gian đưa hệ thống vào hoạt động: Giai đoạn này bao gồm công tác kiểm thử và đưa hệ thống ERP vào hoạt động chính thức.
Tại mỗi giai đoạn, doanh nghiệp cần chia khung thời gian phù hợp và đảm bảo tiến độ được thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra và không làm ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.
Đọc thêm: Những sai lầm khi triển khai ERP và cách khắc phục
Khả năng dự báo nhu cầu của hệ thống
Khả năng dự báo nhu cầu của hệ thống cũng là chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đo lường mức độ thành công của dự án ERP. Một hệ thống ERP thành công cần có khả năng dự đoán nhu cầu chính xác dựa trên lịch sử dữ liệu đã có, xu hướng thị trường và các nhiều yếu tố liên quan khác. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa mức tồn kho, đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý cũng như cắt giảm được chi phí.
Sự hài lòng của khách hàng
Hầu hết mọi cải tiến mà doanh nghiệp thực hiện để nâng cấp hệ thống chức năng hay quy trình của mình đều nhằm mục đích mang lại nhiều lợi ích hơn cho khách hàng, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng.
Chính vì vậy, sự hài lòng của khách hàng sẽ là “tấm gương” phản ánh chân thực nhất khả năng đáp ứng của hệ thống ERP đối với những kỳ vọng và mong muốn của người dùng. Những nhu cầu này có thể là trải nghiệm mượt mà hơn, giao diện thân thiện hơn hay năng suất được cải thiện,…
Để đánh giá sự hài lòng của khách hàng sau khi hệ thống ERP được triển khai, doanh nghiệp có thể thực hiện các chiến dịch khảo sát, thu thập ý kiến phản hồi và đánh giá từ khách hàng. Một hệ thống ERP thành công sẽ tạo ra sự hài lòng và lòng tin từ phía khách hàng, giúp cải thiện quan hệ khách hàng, tăng cường trải nghiệm và tạo ra giá trị dài hạn cho doanh nghiệp.
Trải nghiệm của nhân viên
Chỉ số đo lường này giúp nhà quản lý biết được sự hài lòng và mức độ sẵn sàng tiếp nhận, sử dụng hệ thống ERP của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những điều chỉnh hệ thống cũng như đào tạo thích hợp để nhân viên có thể làm quen và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
Giải pháp ERP thành công cần phải đơn giản hóa quy trình công việc, cung cấp giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tận dụng tối đa tính năng của hệ thống.
Rất nhiều trường hợp nhân viên trong doanh nghiệp từ chối sử dụng phần mềm mới do tính phức tạp của hệ thống và do họ phải thay đổi thói quen làm việc cũ. Vì vậy, mang lại trải nghiệm tốt cho nhân viên khi sử dụng phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp nhận được sự chấp nhận, ủng hộ từ nhân viên, đảm bảo tính khả thi của dự án. Từ đó, tăng cường hiệu suất làm việc và sự hài lòng trong công việc hàng ngày.
Mức độ tăng trưởng về doanh thu và doanh số bán hàng
Một dự án ERP thành công sẽ tạo ra tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua việc cải thiện quy trình kinh doanh, tối ưu hóa vận hành, tăng cường khả năng cung ứng và nâng cao trải nghiệm khách hàng, doanh thu và doanh số bán hàng của doanh nghiệp sẽ được cải thiện đáng kể.
Bên cạnh đó, khi các chỉ số về doanh thu và doanh số bán hàng được thể hiện một cách trực quan và luôn được cập nhật theo thời gian thực, nhà quản lý có thể nắm được chính xác lợi nhuận mà doanh nghiệp kiếm được từ việc bán các sản phẩm/dịch vụ của mình trong một khoảng thời gian cụ thể, từ đó có những dự báo chính xác hơn về xu hướng của thị trường trong tương lai.
Tóm lại, đo lường mức độ thành công của dự án ERP đòi hỏi sự xem xét đa chiều từ các chỉ số quan trọng như thời gian triển khai, khả năng dự báo nhu cầu, sự hài lòng của khách hàng, trải nghiệm của nhân viên và mức độ tăng trưởng về doanh thu – doanh số bán hàng. Đánh giá đúng mức độ thành công của dự án ERP không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được kết quả tốt mà còn tạo ra giá trị bền vững trong thời gian dài. Vì vậy, khi triển khai một dự án ERP, doanh nghiệp nên quan tâm và đo lường các chỉ số này để đảm bảo sự thành công của dự án và sự phát triển bền vững của công ty.
