Có nên customize khi triển khai ERP không?

Khó có một phần mềm ERP nào có thể áp dụng 100% cho doanh nghiệp ngay lần đầu triển khai. Do vậy, yêu cầu phát triển các đặc thù riêng (customize) thường được đặt ra. Tuy nhiên, “Có nên tùy chỉnh hệ thống ERP hay không?”. Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này và đưa ra những gợi ý hữu ích.

Customize phần mềm ERP – nên hiểu thế nào cho đúng?

Tùy vào tính chất của các công việc, có thể phân loại customize gồm các việc sau:

• Phát triển thêm các nghiệp vụ mà hệ thống chưa có hoặc đáp ứng chưa đầy đủ các tình huống xuất hiện tại doanh nghiệp.
• Phát triển thêm các bài toán riêng của ngành hoặc do quy trình công nghệ sản xuất khác biệt có tại doanh nghiệp. Ví dụ kết nối hệ thống hỗ trợ thiết kế CAD/CAM vào chương trình phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP…
• Phát triển các báo cáo đặc thù mà doanh nghiệp mong muốn khai thác từ CSDL của phần mềm
• Phát triển hoàn thiện các tiện ích nâng cao năng suất khai thác và sử dụng phần mềm

Thông thường, khi tiến hành khảo sát sơ bộ để tìm hiểu giải pháp ERP cũng như trong giai đoạn đàm phán hợp đồng, yêu cầu xây dựng các đặc thù riêng không thể hiện rõ ràng và chỉ thực sự được định hình khối lượng công việc phát sinh khi khảo sát chi tiết trong quá trình tư vấn và triển khai. Đây cũng là điểm phát sinh rủi ro cho việc triển khai ứng dụng các hệ thống phần mềm trong doanh nghiệp.

Với mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp bằng áp dụng công nghệ thông tin thì việc customize phần mềm là phải có. Tuy nhiên, việc đưa ra yêu cầu customize thường có 2 mặt lợi – hại mà nhà cung cấp và khách hàng cần cân nhắc mỗi khi đưa ra. Với những bài toán customize kiểu đầu tiên cần phân định rõ nghiệp vụ còn thiếu hay chưa xử lý đủ tình huống với việc bắt chương trình đi theo quy trình cũ hiện có của doanh nghiệp. Người sử dụng đặc biệt là là end-user (người dùng cuối) thường có xu hướng đưa nguyên công việc xử lý hiện tại vào hệ thống mà ít chú ý đến yếu tố thay đổi quy trình quản lý cho tối ưu hơn dẫn đến các yêu cầu customize bị sai.

Với các bài toán riêng theo yêu cầu đặc thù ngành thì cần chú ý đến độ khó và ảnh hưởng của thời gian thực thi customize đến tiến độ dự án cũng như kinh phí phát sinh để quyết định thực thi. Có nhiều trường hợp do doanh nghiệp quá chú tâm vào yêu cầu này dẫn đến tiến độ bị ảnh hưởng lớn, đến khi vận hành khai thác lại đạt hiệu quả thấp.

Một trong các yêu cầu customize phần mềm ERP mà khách hàng thường đề ra là chỉnh sửa các tiện ích có trong phần mềm. Đây là yêu cầu cần xem xét nghiêm túc dưới góc độ nhà quản lý vì biên giới giữa thuận lợi (cho người dùng) và việc phá vỡ quy trình chuẩn (của doanh nghiệp) là rất mong manh. Vì thế khi gặp các yêu cầu thay đổi về mặt “tiện ích”, đặc biệt là vấn đề hiệu chỉnh dữ liệu, nhà cung cấp cần phải giữ vững nguyên tắc để tránh sa lầy vào những yêu cầu không cần thiết giúp hệ thống khai thác đúng với quy trình đã đặt ra.

Xem thêm: So sánh ERP tùy biến và ERP tùy chỉnh

Việc customize phần mềm ERP nên tiến hành ra sao?

Khi tiến hành customize bản thân nhà cung cấp cần phân định rõ các lớp bài toán phải làm và thống nhất được với khách hàng khối lượng công việc. Tuy nhiên, thực tế đây là vấn đề rất khó khăn do yêu cầu của khách hàng không được nêu ra hết mà thường phát sinh trong quá trình thực thi triển khai. Điều này sẽ gây nhiều khó khăn cho đơn vị cung ứng.

Tương tự như việc xây nhà, nếu yêu cầu thiết kế đầy đủ ngay từ đầu thì dễ nhưng vừa làm vừa thiết kế, sửa chữa, thay đổi sẽ rất tốn công sức và thời gian. Khắc phục điều này, khách hàng cần phải biết hoạch định rõ và giới hạn bài toán đặc thù hóa trong phạm vi cho phép và tuân thủ theo yêu cầu này, tránh phát sinh tiếp trong quá trình triển khai.

Ngay cả khi đã có yêu cầu customize bản thân khách hàng cũng nên theo sát quá trình phân tích, thiết kế trước khi nhà cung cấp tiến hành phát triển các chức năng cộng thêm. Điều này cho phép giảm thời gian thử nghiệm, kiểm tra trước khi quyết định tích hợp vào bài toán chung. Nếu thực thi tốt, thời gian customize sẽ giảm đáng kể và ít khả năng phát sinh rủi ro khi triển khai.

Xem thêm: Lưu ý khi triển khai ERP để phát huy tối đa lợi ích trong doanh nghiệp

Tính toán chi phí cho customize phần mềm ERP

Như đã phân tích ở trên, việc hình thành khối lượng công việc customize chỉ được hiểu thật rõ trong bước khảo sát chi tiết dự án. Tuy nhiên, việc hoạch định customize thuộc công việc có tính chi phí thêm hay không là điểm thường gây tranh luận và phát sinh mâu thuẫn. Xu hướng hiện nay của khách hàng là ít chấp nhận các khoản chi phí phát sinh này hoặc chấp nhận với chi phí thấp.

Thực tế trong thời gian qua, việc triển khai dự án phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP tại một số doanh nghiệp được gọi là thành công tại Việt Nam, chi phí phát sinh nhiều khi vượt gấp hai ba lần chi phí chào giá ban đầu. Đây cũng là điểm khiến các nhà cung cấp phần mềm Việt Nam đau đầu khi thỏa hiệp và phân tích với khách hàng. Do vậy, nhà cung cấp nên có những khung giá cụ thể cho việc customize ngay trong quá trình thương thảo hợp đồng để giúp khách hàng lường trước được chi phí phát sinh và xác định giới hạn khi đưa ra yêu cầu customize.

Việc quyết định có nên tùy chỉnh ERP hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm quy mô doanh nghiệp, ngành nghề, ngân sách và mục tiêu kinh doanh. Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng các lợi ích và rủi ro của cả hai lựa chọn. Tốt nhất, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia để đưa ra quyết định phù hợp nhất. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp ERP customize, vui lòng liên hệ đến hotline 092 6886 855 để được ITG hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.