Hệ thống quản trị doanh nghiệp giúp cắt giảm chi phí như thế nào?

Khi doanh nghiệp gặp khó khăn về kinh tế thì điều đầu tiên các doanh nghiệp thường nghĩ tới đó là việc cắt giảm chi phí. Việc ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh cụ thể là giải pháp hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) có thể được coi là sự đầu tư thông minh của các doanh nghiệp trong việc quản lý doanh nghiệp tổng thể. Sau đây là những lợi ích của việc ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp

1. Hệ thống quản trị doanh nghiệp giúp cắt giảm những chi phí không cần thiết

Để doanh nghiệp hoạt động phát triển thì bạn cần đầu tư đúng đắn và cắt giảm những chi phí không cần thiết. Là một giám đốc tài chính, bạn phải nắm rõ hơn ai hết các chi phí này. Đối với một DN quản lý trên các bộ phận trên nhiều phần mềm sẽ dẫn đến dữ liệu không tập trung thì việc thu thập dữ liệu gặp nhiều khó khăn. Chưa kể tới một vài khâu nhập dữ liệu có thể vẫn sử dụng thủ công bằng tay. Xuất phát từ sự thủ công dẫn tới tỷ lệ sai sót vô cùng cao. Điều này trực tiếp dẫn tới khó khăn cho người quản lý. Vì từ số liệu không đầy đủ và chính xác dẫn tới bức tranh tài chính về chi phí sẽ mờ nhạt, không rõ ràng. Với hệ thống quản trị doanh nghiệp, mọi phòng ban hoạt động trên một phần mềm duy nhất do đó có tích hợp cung cấp được đầy đủ dữ liệu bằng việc chuẩn hóa dữ liệu từ đầu vào, loại bỏ các bước nhập liệu thủ công. Ngoài ra với hệ thống báo cáo chi tiết theo thời gian thực, người quản lý hoàn toàn có thể chỉ ra những chi phí phát sinh không cần thiết, tái lập lại kế hoạch kinh doanh cho phù hợp. Tuy nhiên bạn cũng cần lựa chọn hệ thống quản trị doanh nghiệp phù hợp cho đặc thù doanh nghiệp của mình.

2. Kiểm soát hàng tồn kho đơn giản hơn với hệ thống quản trị doanh nghiệp

Một chi phí khá lớn của doanh nghiệp đó là hàng tồn kho. Hàng tồn kho kéo theo sự đọng vốn, ngoài ra vấn đề chi phí kho bãi rất lớn nếu đó là hàng cồng kềnh. Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho bằng tay thì đòi hỏi nhân lực lớn, kèm theo rất nhiều ghi chép thủ công nhiều công đoạn. Nếu có thay đổi lớn trong đơn hàng mới thì DN khá vất vả để xác định chính xác được lượng thành phẩm, vật liệu đầu vào. Nhưng nếu bạn sử dụng một hệ thống quản trị doanh nghiệp thì vấn đề này sẽ đơn giản hơn nhiều. Một hệ thống ERP luôn được thiết kế có phần quản lý tồn kho, việc này thống kê chi tiết mọi thứ từ hàng hóa thành phẩm, vật tư thô, lượng hàng hóa trong quá trình sản xuất. Dữ liệu luôn được cập nhập đầy đủ và chính xác theo thời gian thực. Việc này sẽ giúp DN đạt được lợi nhuận tối đa, tránh lãng phí của việc tồn kho. Theo một nghiên cứu thông kê gần đâ, hệ thống ERP phù hợp có thể cắt giảm tới 22% việc tồn kho.

3. Kiểm soát tốt mọi vấn đề phát sinh về bán hàng và quản lý

Chi phí bán hàng và quản trị chung có thể vượt khỏi tầm kiểm soát của bạn khi việc kinh doanh được mở rộng. Thế nhưng ứng dụng hệ thống ERP có thể giúp công ty tập trung những chức năng quản trị này với nhau. Ví dụ, bộ phận kế toán của công ty gắn liền với từng đơn vị vận hành, trong khi đó ứng dụng ERP có thể tạo điều kiện chuyển đổi sang một nhóm kế toán hợp nhất chạy một hệ thống IT tích hợp duy nhất. Điều này tiết kiệm được thời gian, giảm rủi ro sai sót và khiến nhân viên kế toán có thể làm việc hiệu quả hơn.

Khi việc kinh doanh phát triển thì sẽ kéo theo chi phí bán hàng và chi phí quản trị vượt khỏi kiểm soát. Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP thì hoàn toàn có thể kiểm soát những phát sinh này. Vi dụ đơn giản: với mỗi bộ phận nhỏ tại địa điểm lại có bộ phận kế toán riêng lẻ cục bộ tại bộ phận, việc này sẽ dẫn tới phát sinh về nhân sự, ngoài ra dữ liệu chưa thể đồng bộ, nhưng với ERP thì toàn bộ thông tin được cập nhập về một đầu mối duy nhất. Điều này tiết kiệm được thời giam, giảm rủi ro sai sót và khiến nhân viên kế toán có thể làm việc hiệu quả hơn.

Trong thời đại mới, các doanh nghiệp lâm vào khủng hoảng kinh tế nên căn nhắc trước việc cắt giảm chí phí bằng việc ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Nếu bạn là nhà quản lý mà chưa áp dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP thì nên cân nhắc và áp dụng sớm, đây có thể là một quyết định quan trọng để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững trong tương lai.

Nếu bạn có bất kỳ khó khăn hay vướng mắc gì có thể liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẽ tư vấn và đưa ra giải pháp về hệ thống quản trị doanh nghiệp phù hợp nhất với đặc điểm doanh nghiệp của bạn.