Tiêu chí khi lựa chọn triển khai các phần mềm ERP ở Việt Nam

Triển khai phần mềm ERP thành công giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả hơn trong vận hành quản trị doanh nghiệp. Sau đây là những tiêu chí vàng để chọn lựa hiệu quả các phần mềm ERP ở Việt Nam.

Đọc thêm: Xu hướng ứng dụng phần mềm ERP trên thiết bị di động

Nhà cung cấp phần mềm ERP trong nước là lựa chọn thông minh của doanh nghiệp

Một số doanh nghiệp cho rằng, chỉ cần tìm ra được một giải pháp ‘’xịn’’ từ nhà triển khai có tên tuổi của nước ngoài sẽ không cần lo lắng gì. Đồng ý mà nói, họ có chuyên môn và trình độ nghiệp vụ cao, thế nhưng chi phí để bỏ ra sẽ từ vài triệu USD. Đó là một con số khổng lồ không phải doanh nghiệp nào cũng có thể bỏ ra, nhất là ở Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh thu còn chưa lớn. Trong khi nhà cung cấp trong nước, chi phí chỉ bằng 1/10 so với giá triển khai các phần mềm ERP ngoại. Lựa chọn đơn vị cung cấp nào cũng cần phải cân nhắc để tránh việc phải ngừng lại giữa chừng do không đủ kinh phí nhằm tiếp tục dự án.

Chưa kể, những doanh nghiệp triển khai ngoại gặp khó khăn khi thiết kế phần mềm ERP, bởi hệ thống không tương thích với quy định về chế độ trong kinh doanh ở Việt Nam. Quá trình vận hành hệ thống ERP gặp khó khăn do sự chênh lệch trong cấu hình. Tiếp tục chỉnh sửa sẽ dẫn tới phát sinh chi phí cao hơn mà nhà triển khai cũng không thể chủ động hoàn toàn về kỹ thuật đối với sản phẩm ERP.

Do đó, lựa chọn triển khai các phần mềm ERP ở Việt Nam là phương án hiệu quả cũng như tối ưu được lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tiêu chí lựa chọn triển khai phần mềm ERP

Tiêu chí 1: Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp

Mỗi công ty, một ngành nghề lại có một quy trình làm việc, đặc thù sản xuất, quản lý… khác nhau. Thậm chí cùng một công ty nhưng ở các giai đoạn khác nhau, quy trình làm việc cũng có những điểm khác biệt. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc khi tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp khi bắt đầu triển khai các phần mềm ERP ở Việt Nam, nhằm tìm ra các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải, cũng như đáp ứng tốt những nhu cầu và mong muốn được đề ra của doanh nghiệp bạn. Nên nhớ, không có nhà cung cấp giỏi nhất, chỉ có người hiểu rõ doanh nghiệp bạn nhất mà thôi.

Nhà cung cấp nên được coi như một đối tác, khi đó họ sẽ sẵn sàng đưa ra những đánh giá thẳng thắn về cách thức cũng như hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Có như vậy bạn mới có thể tìm ra một phương án phù hợp nhất cho sự phát triển sau này.

Đọc thêm: Hệ thống quản trị ERP có vai trò gì?

Tiêu chí 2: Khả năng mở rộng

Khi quy mô và người dùng hệ thống ERP tăng lên, đòi hỏi khả năng xử lý khối lượng công việc của phần mềm cũng phải mở rộng. Xây dựng một phần mềm mới hoàn toàn sẽ không phải lựa chọn tối ưu, thay vào đó là phát triển thêm từ những module sẵn có của ERP. Do đó doanh nghiệp cần trao đổi rõ ràng về khả năng mở rộng khi triển khai các phần mềm ERP ở Việt Nam.

Tiêu chí 3: Các chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp

Mức độ và cam kết hỗ trợ là một trong những tiêu chí mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn không chỉ các phần mềm ERP ở Việt Nam mà cả những nhà cung cấp ngoài nước. Các chính sách hỗ trợ cần được đảm bảo trong và sau quá trình thực hiện dự án, bởi sẽ rất khó khăn nếu đến khi vận hành chính thức lại xảy ra các sai sót.

Một nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt phải có ít nhất 4 chính sách hỗ trợ là:

• Chính sách tư vấn: một nhà cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm sẽ biết thế nào là quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn và tư vấn được cho doanh nghiệp về quy trình quản lý phù hợp. Dù phía bạn đã có quy trình quản lý hay chưa thì việc tìm được nhà cung cấp có khả năng tư vấn quy trình cũng rất quan trọng.
• Chính sách hỗ trợ triển khai ERP: dịch vụ hỗ trợ khách hàng là vô cùng quan trọng. Trong quá trình triển khai sẽ có nhiều vấn đề phát sinh như lỗi phần mềm, hiểu sai quy trình, khách không hiểu cách dùng,… Do đó, dịch vụ hỗ trợ online hay offline đều là cần thiết.
• Chính sách đào tạo trước khi vận hành: nhà cung cấp cũng cần đảm bảo có chương trình hỗ trợ đào tạo, huấn luyện từ cơ bản đến chuyên sâu cho các nhân viên trong doanh nghiệp cách sử dụng, vận hành của hệ thống. Bởi ERP là một phần mềm về công nghệ tân tiến, rất khó để vận hành nếu chưa được hiểu rõ.
• Chính sách bảo hành ERP: dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau khi dự án kết thúc là vô cùng quan trọng. Đôi khi sẽ có những trục trặc xảy ra, và khi đó nhà cung cấp phải có trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng.

Đọc thêm: Các giai đoạn trong quá trình triển khai hệ thống ERP

Tiêu chí 4: Chi phí và rủi ro

Khi triển khai các phần mềm ERP ở Việt Nam, doanh nghiệp nên hiểu rõ những chi phí mà mình cần chi trả, bao gồm: chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí hỗ trợ hàng năm… Đi kèm với chi phí là nhiều rủi ro tiềm ẩn. Hãy đánh giá thật kĩ yếu tố này, đừng vội triển khai nếu chi phí phải bỏ ra sẽ vượt qua ngân sách tối đa đã được đề sẵn. Nhằm tránh việc dự án phải ngừng khi đang bắt đầu triển

Đọc thêm: Nên chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp nào?