Yếu tố ảnh hưởng chi phí triển khai phần mềm ERP?

Kinh phí khi triển khai phần mềm ERP có rất nhiều vấn đề doanh nghiệp cần phải cân nhắc. Vậy chi phí triển khai một hệ thống ERP hoàn chỉnh phụ thuộc những yếu tố nào?

>>Đọc thêm: 8 lý do tại sao hệ thống ERP quan trọng

1. Quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng

Chi phí triển khai phần mềm ERP sẽ thay đổi tùy theo quy mô của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp càng lớn sẽ có cơ sở số lượng người dùng (user) càng nhiều, như vậy mức chi phí bỏ ra sẽ rất cao. Bởi nhà triển khai sẽ phải giải quyết nhiều vấn đề phức tạp hơn nhằm đảm bảo một hệ thống trơn tru.

Trong quy mô còn có yếu tố con người là chi phí đào tạo. Sử dụng phần mềm ERP, bạn sẽ phải đầu tư những chi phí ban đầu liên quan đến việc đào tạo nhân viên của bạn về các chiến thuật chuyên sâu và cách sử dụng hệ thống. Cũng có chi phí liên quan đến đào tạo liên tục, đặc biệt là đào tạo tại chỗ khi cần thiết.

Mặc dù vấn đề này không liên quan trực tiếp tới việc triển khai một hệ thống ERP, thế nhưng đó cũng là một khoản chi phí bạn cần lưu ý khi quyết định bắt đầu.

>>>Đọc thêm: Bài toán nhân sự khi triển khai ERP

2. Số lượng module phân hệ có trong phần mềm

Bên cạnh đó các chức năng được bao gồm trong phần mềm cũng quyết định phần mềm ERP có giá bao nhiêu. Các nhà quản lý cấp cao thường có xu hướng yêu cầu thêm rất nhiều tùy biến trong quá trình triển khai để đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Những yêu cầu này đòi hỏi sự phức tạp hơn khi triển khai và nếu có thêm các phân hệ nâng cao thì chi phí triển khai sẽ càng lớn.

Hầu hết các dịch vụ ERP đều có rất nhiều ứng dụng và điều quan trọng là bạn phải đánh giá các yêu cầu của mình để không mua các mô-đun không cần thiết. Ngoài ra, hầu hết các nhà cung cấp ERP sẽ xem xét số lượng người dùng đã mua và cung cấp giảm giá khối lượng khi số lượng tăng lên.

3. Chi phí tư vấn, khảo sát và triển khai

Trước khi bắt đầu cho triển khai, sẽ có rất nhiều khoản phí phát sinh, trong đó có chi phí thực hiện.

Chi phí thực hiện bao gồm: tư vấn, khảo sát, lập kế hoạch và tổ chức dự án của bạn, thiết kế phần mềm, cài đặt phần mềm, định cấu hình hệ thống, đào tạo và bàn giao.

Một số doanh nghiệp thường bỏ qua bước này, thế nhưng để tìm ra được một phần mềm ERP thực sự phù hợp với doanh nghiệp của mình thì các nhà triển khai phải thực hiện quy trình đánh giá một cách kỹ càng. Quy trình đó sẽ có tư vấn tới doanh nghiệp, khảo sát thực tế môi trường làm việc hiện tại rồi tới các bản nháp của phần mềm. Một chu trình như này thường kéo dài và thực hiện lặp lại nhiều lần cho tới khi tìm ra bản ưng ý nhất và phù hợp nhất với doanh nghiệp. Chi phí bỏ ra là không nhỏ, nhưng nó là một khoản đáng bỏ ra của doanh nghiệp.

4. Lựa chọn đơn vị triển khai

Chi phí triển khai được quyết định phần lớn bởi đơn vị triển khai. Các nhà cung cấp phần mềm càng có tên tuổi thì chi phí sẽ càng cao.

Các doanh nghiệp khi bắt đầu triển khai sẽ đau đầu không biết nên lựa chọn doanh nghiệp ‘’nội’’ hay ‘’ngoại’’. Một số doanh nghiệp cho rằng, chỉ cần tìm ra được một giải pháp ‘’xịn’’ từ nhà triển khai có tên tuổi của nước ngoài sẽ không cần lo lắng gì. Đồng ý mà nói, họ có chuyên môn và trình độ nghiệp vụ cao, thế nhưng chi phí để bỏ ra sẽ từ vài triệu USD.

Đó là một con số khổng lồ không phải doanh nghiệp nào cũng có thể bỏ ra, nhất là ở Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh thu của họ thường 100 tỷ VND/năm. Các doanh nghiệp trên có thể tìm tới giải pháp ‘’nội’’ với chi phí chỉ bằng 1/10 chi phí triển khai các phần mềm ERP ngoại.

Lựa chọn đơn vị cung cấp nào cũng cần phải cân nhắc để tránh việc phải ngừng lại giữa chừng do không đủ kinh phí nhằm tiếp tục dự án.

>>>Đọc thêm: Bài toán triển khai ERP cho doanh nghiệp