Để ứng dụng hiệu quả và tận dụng tối đa lợi ích của ERP, việc hiểu rõ các phân hệ của phần mềm này là điều cần thiết. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết về các phân hệ của ERP và cách lựa chọn chức năng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
Các phân hệ của ERP
Một số modules phổ biến của ERP
ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp cho phép doanh nghiệp quản lý và tự động hóa các hoạt động cốt lõi trên một nền tảng đồng bộ. Chính vì vậy, hệ thống ERP thường bao gồm nhiều phân hệ khác nhau và mỗi phân hệ của ERP sẽ đảm nhận một chức năng cụ thể trong quản lý doanh nghiệp.
Dưới đây là một số modules phổ biến thường được tích hợp trong phần mềm ERP:
- Phân hệ quản trị tài chính kế toán: Đây được xem là phân hệ “xương sống” của hệ thống ERP, giúp quản lý và theo dõi toàn diện các hoạt động tài chính của doanh nghiệp như: Kế toán tổng hợp, công nợ, ngân sách, dòng tiền, tài sản cố định và báo cáo tài chính…
- Phân hệ quản trị sản xuất: Là module không thể thiếu trong các phần mềm ERP sản xuất, cung cấp khả năng lập kế hoạch, quản lý nhu cầu sản xuất, năng lực tổng thể của nhà máy, định mức nguyên vật liệu,…
- Phân hệ quản trị mua hàng: Phân hệ này cho phép nhà quản lý theo dõi số lượng, trạng thái của hàng hóa từ khi nhận hàng đến khi nhập kho và sử dụng cho sản xuất. Bên cạnh đó, các quy trình liên quan đến đánh giá – lựa chọn nhà cung cấp, đổi hàng, trả hàng… đều có thể được thực hiện thông qua chức năng này.
- Phân hệ quản trị bán hàng: Đây là một trong những module quan trọng nhất của phần mềm ERP, hỗ trợ quản lý đơn hàng, báo giá, tính giá thành sản phẩm và theo dõi chính sách bán hàng…
- Phân hệ quản trị hàng tồn kho: Cho phép doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng hàng tồn trong kho, tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho và quản lý hàng hóa hiệu quả.
- Phân hệ quản trị kênh phân phối (DMS): Cho phép các lãnh đạo tổ chức, hoạch định, kiểm tra và theo dõi hoạt động luân chuyển hàng hóa tại từng khâu, từng bộ phận trong kênh phân phối.
- Phân hệ quản trị quan hệ khách hàng (CRM): Hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch và các chiến lược chăm sóc khách hàng.
- Phân hệ quản trị nhân sự (HRM): Quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương và các chính sách nhân sự khác.
- Phân hệ quản trị dự án: Giúp nhà quản lý lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ các dự án.
Tìm hiểu thêm: Phần mềm ERP có thể giúp quản lý những bộ phận nào trong doanh nghiệp?
Các phân hệ bắt buộc phải có trong hệ thống ERP
Các modules bắt buộc trong ERP có thể thay đổi tùy theo nhu cầu và đặc thù hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn sẽ có các phân hệ cốt lõi được xem là nền tảng cho mọi hệ thống ERP hiệu quả. Trong đó, có thể kể đến như:
- Phân hệ tài chính kế toán: Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng ERP đều triển khai chức năng này để theo dõi tất cả các thông tin về ngân sách, dòng tiền và các báo cáo tài chính quan trọng
- Các phân hệ liên quan đến hoạt động kinh doanh (mua hàng, bán hàng, kho): Giúp quản lý dòng chảy hàng hóa qua từng công đoạn, từ khi nhập hàng đến xuất kho và bán cho khách hàng.
Các phân hệ ERP hoàn toàn có thể thay thế các phần mềm riêng lẻ
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang sử dụng các phần mềm riêng lẻ cho từng phòng ban khác nhau. Điều này dẫn đến dữ liệu trong doanh nghiệp rời rạc, thiếu liên kết, các bộ phận phối hợp công việc kém hiệu quả. Trong khi đó, ERP vừa có thể cung cấp đầy đủ các phân hệ cần thiết cho các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, vừa đảm bảo các dữ liệu có thể kết nối chặt chẽ với nhau do các chức năng được tích hợp trong cùng một hệ thống.
Ví dụ, phân hệ tài chính kế toán của ERP có thể thay thế cho phần mềm kế toán đơn lẻ. Hay phân hệ quản trị hàng tồn kho có thể sử dụng thay cho phần mềm quản lý kho, chức năng quản trị nhân sự thay thế được cho phầm mềm HRM…
Việc vận dụng hiệu quả các phân hệ của ERP giúp doanh nghiệp:
- Loại bỏ sự chồng chéo chức năng, tăng cường khả năng chia sẻ dữ liệu trong tổ chức
- Giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, tăng tốc độ xử lý thông tin
- Giảm chi phí vận hành và bảo trì hệ thống
- Tăng cường khả năng thích ứng với thị trường và đáp ứng nhu cầu khách hàng
Cách lựa chọn phân hệ ERP phù hợp với doanh nghiệp
Việc lựa chọn phân hệ ERP phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quy trình lựa chọn cần được thực hiện một cách có hệ thống thông qua bốn bước chính:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Lãnh đạo doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng các quy trình hiện tại, xác định những vấn đề cần cải thiện và đặt ra mục tiêu cụ thể cho việc triển khai ERP. Bước này sẽ cung cấp cho các nhà quản trị cái nhìn tổng quan về nhu cầu và định hướng cho việc lựa chọn phân hệ ERP phù hợp.
Xem thêm: Dịch vụ tư vấn triển khai ERP
Bước 2: Cân nhắc chi phí và ngân sách
Tính toán chi phí và ngân sách rõ ràng, bao gồm cả chi phí triển khai ban đầu và các khoản chi phí liên quan đến bảo trì, đào tạo, hỗ trợ trong tương lai. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi tình trạng thiếu hụt ngân sách trong quá trình xây dựng hệ thống ERP.
Bước 3: Phân tích các phân hệ của ERP
Lãnh đạo cần đánh giá mức độ phù hợp của từng phân hệ với đặc thù ngành nghề và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Việc này giúp đảm bảo rằng các modules được lựa chọn đưa vào hệ thống ERP sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu của tổ chức.
Bước 4: Chọn nhà cung cấp ERP uy tín
Doanh nghiệp nên lựa chọn các nhà cung cấp uy tín, đã có kinh nghiệm triển khai ERP cho các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực. Với kinh nghiệm thực tế của mình, nhà cung cấp sẽ giúp ban lãnh đạo lựa chọn các phân hệ phù hợp nhất với quy mô, đặc thù và nhu cầu của doanh nghiệp.
Bằng cách tuân thủ quy trình lựa chọn này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các phân hệ ERP được chọn sẽ phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của mình, từ đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Giải pháp 3S ERP – Cung cấp đầy đủ chức năng cần thiết cho doanh nghiệp ở đa dạng lĩnh vực
Phần mềm 3S ERP được ITG – doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực phát triển giải pháp ERP và giải pháp nhà máy thông minh tại Việt Nam nghiên cứu, phát triển nhằm giúp các doanh nghiệp ở đa dạng lĩnh vực như: Cơ khí – Chế tạo, Điện tử, Đúc nhựa, Bao bì, Phân phối, Bán lẻ, Dược phẩm,… giải quyết những bài toán đặc thù trong khâu quản lý – vận hành.
Phần mềm cung cấp tới 6 module chức năng lõi theo chuẩn quốc tế (gồm: Tài chính – Kế toán, quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị hàng tồn kho, quản trị sản xuất, Trục kế hoạch sản xuất thông minh) và 3 module chức năng mở rộng (quản trị nhân sự, quản trị quan hệ khách hàng, quản trị kênh phân phối). Các phân hệ trong ERP đều có khả năng liên kết và kế thừa dữ liệu của nhau, giúp nhà quản trị quản lý xuyên suốt các nghiệp vụ cốt lõi trong doanh nghiệp.
Với hơn 18 năm kinh nghiệm, ITG Technology đã triển khai thành công giải pháp 3S ERP cho hơn 1200 doanh nghiệp, tiêu biểu như: Aristino, Kimsen, Fukoku, Rhythm Precision, HTMP, Traphaco CNC,…
Bằng cách hiểu rõ các phân hệ của ERP và xác định những module phù hợp để triển khai, doanh nghiệp có thể chọn được giải pháp ERP phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Hãy nhớ rằng, việc đầu tư vào một hệ thống ERP toàn diện có thể mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp của bạn.
