Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu hiệu quả không những đảm bảo nguồn cung cho hoạt động sản xuất mà còn giảm tối đa lượng tồn kho. Cùng 3serp.vn tìm hiểu cách lập kế hoạch mua nguyên vật liệu hiệu quả, chính xác trong bài viết dưới đây.
Căn cứ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu
Một số căn cứ doanh nghiệp cần cân nhắc khi tiến hành mua nguyên vật liệu:
Dự toán khối lượng nguyên vật liệu tiêu hao trong kỳ kế hoạch
Đây là cơ sở quan trọng nhất khi xây dựng kế hoạch mua hàng. Doanh nghiệp cần xác định chính xác lượng nguyên vật liệu sẽ được sử dụng cho hoạt động sản xuất trong kỳ (tháng, quý hoặc năm).
Việc dự toán thường dựa trên:
- Kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt
- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm
- Sản lượng dự kiến sản xuất
Dự toán khối lượng hàng hoá tiêu thụ
Kế hoạch mua nguyên vật liệu phải gắn chặt với dự báo tiêu thụ sản phẩm. Khi doanh nghiệp dự kiến bán được nhiều sản phẩm hơn, nhu cầu sản xuất sẽ tăng theo, kéo theo nhu cầu nguyên vật liệu tăng.
Việc dự báo tiêu thụ thường dựa trên:
- Dữ liệu bán hàng các kỳ trước
- Xu hướng thị trường
- Hợp đồng đã ký với khách hàng
- Chiến lược marketing và mở rộng thị trường
Dự toán hàng tồn kho cuối kỳ
Doanh nghiệp cần xác định mức tồn kho mục tiêu vào cuối kỳ kế hoạch để đảm bảo:
- Duy trì sản xuất liên tục
- Có lượng dự trữ an toàn
- Hạn chế rủi ro gián đoạn nguồn cung
Định mức đơn giá hàng mua vào trong kỳ kế hoạch
Giá mua nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cần:
- Dự báo biến động giá thị trường
- Xem xét hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp
- Phân tích xu hướng cung – cầu
Khả năng lưu trữ tại kho của doanh nghiệp
Sức chứa kho là yếu tố giới hạn quan trọng trong kế hoạch mua nguyên vật liệu. Doanh nghiệp cần xem xét:
- Diện tích và dung tích kho
- Điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm, an toàn cháy nổ…)
- Khả năng xoay vòng hàng tồn
Đọc thêm: Hạch toán và tính giá vốn hàng bán bị trả lại khi giao dịch
Yêu cầu khi lập kế hoạch mua nguyên vật liệu
Khi doanh nghiệp triển khai kế hoạch mua nguyên vật liệu, cần đáp ứng được những nhu cầu sau đây:
- Sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất, hay thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn. Nhằm gia tăng tối đa lợi nhuận cho tổ chức;
- Tính toán chính xác về nhu cầu nguyên vật liệu từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng một cách hiệu quả;
- Đảm bảo tiến độ sản xuất không bị ngưng trệ do thiếu nguyên vật liệu;
- Đảm bảo giao hàng đúng hạn;
- Đơn giản hóa các bước công việc mua hàng phức tạp.
- Dễ dàng tăng năng suất và quy mô sản xuất.
- Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động mua hàng vì kết thúc bước công việc của người này sẽ là bắt đầu bước làm việc của người khác, nên nếu có sai sót thì rất dễ dàng nắm bắt và kiểm tra lại cũng sẽ đơn giản hơn.
Xem thêm: Quy trình mua hàng của doanh nghiệp: Các bước để thực hiện
Làm sao để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu hiệu quả, chính xác?
Đối với các doanh nghiệp vận hành mô hình nhà máy, yếu tố chi phí nguyên vật liệu chiếm vị trí quan trọng nhằm gia tăng tối đa lợi nhuận cho tổ chức. Bài toán khó trong sản xuất đó là doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển không chỉ là sử dụng nguyên vật liệu mà điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất, hay thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn. Do đó, nhất thiết phải lập kế hoạch mua nguyên vật liệu đảm bảo tính khoa học.
Một yếu tố quan trọng khác là sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kinh doanh, sản xuất, kho và tài chính. Thông tin về đơn hàng, tiến độ sản xuất, năng lực cung ứng và ngân sách cần được chia sẻ minh bạch để tránh tình trạng lập kế hoạch rời rạc. Khi các phòng ban làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu thống nhất, kế hoạch mua nguyên vật liệu sẽ có tính đồng bộ và khả thi cao hơn.
Doanh nghiệp cũng cần xây dựng chính sách tồn kho an toàn phù hợp với đặc điểm từng loại nguyên vật liệu, đặc biệt là các vật tư có thời gian cung ứng dài hoặc phụ thuộc nhiều vào biến động thị trường. Đồng thời, nên phân loại nguyên vật liệu theo mức độ quan trọng để tập trung kiểm soát chặt chẽ những mặt hàng có giá trị lớn hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất.
Tiến tới xu hướng chung toàn cầu, nhiều doanh nghiệp vận hành nhà máy đã lựa chọn tích hợp giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP nhằm hỗ trợ bộ phận sản xuất lập kế hoạch nguyên vật liệu hiệu quả và chính xác hơn. Từ lâu phần mềm ERP đã được coi như xương sống của bất kì doanh nghiệp bởi không chỉ đảm bảo tiến độ sản xuất không bị ngưng trệ do thiếu nguyên vật liệu, đảm bảo giao hàng đúng hạn, mà còn hạn chế được tồn kho nguyên vật liệu, ảnh hưởng đến khả năng quay vòng vốn, đặc biệt là các thành phẩm cần nhiều nguyên vật liệu để sản xuất.
Tham khảo thêm: Phân loại các phương pháp mua hàng phổ biến trong doanh nghiệp
Vai trò của ERP trong lập kế hoạch mua nguyên vật liệu
- Hệ thống 3S ERP là phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể đặc biệt chuyên sâu cho lĩnh vực sản xuất. Phần mềm giúp doanh nghiệp giải quyết tốt bài toán lập kế hoạch nguyên vật liệu
- Phần mềm xây dựng thuật toán hỗ trợ lập kế hoạch nguyên vật liệu tự động dựa trên: Căn cứ vào định mức nguyên liệu (BOM) đã đăng ký, thông tin nguyên vật liệu tồn kho và dự kiến nguyên vật liệu nhập kho của phân hệ mua hàng để cân đối để tính toán về nhu cầu nguyên vật liệu đáp ứng kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất hoặc nguyên vật liệu tồn kho an toàn theo quy định.
- Căn cứ vào thời gian đặt mua nguyên vật liệu (từ khi đặt mua đến khi nguyên vật liệu về kho), số lượng tiêu hao theo định mức kế hoạch sản xuất hoặc số lượng tiêu hao bình quân, phần mềm hỗ trợ tính toán thời gian dự kiến đặt mua nhằm đảm bảo đáp ứng đủ nguyên vật liệu cho sản xuất nhưng thời hạn lưu kho ngắn nhất.
Qua bài viết trên, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn về các yếu tố để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu hiệu quả, chính xác. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả trong công việc.
Nếu doanh nghiệp của bạn cần những tư vấn từ chuyên gia nhằm cải tiến năng lực sản xuất, hãy liên hệ với chuyên gia ERP của chúng tôi qua số hotline: 092.8668.855 để được tư vấn miễn phí giải pháp phù hợp.
Xem thêm thông tin tại:
- Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
- Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
