Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP?

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp quản trị tổng thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bài viết này sẽ làm rõ lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP, đồng thời tập trung vào những lợi ích thiết thực mà phần mềm mang lại.

4 Lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP

ERP là phần mềm quản trị và hoạch định nguồn lực tổng thể, hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các quy trình hoạt động cốt lõi, kết nối và chuẩn hóa thông tin giữa các bộ phận (Mua hàng – Bán hàng – Sản xuất – Kho – Nhân sự – Tài chính kế toán). Những lợi ích doanh nghiệp nhận được khi áp dụng hệ thống ERP có thể kể đến như:

Nâng cao hiệu quả hoạt động

• Tăng cường khả năng hiển thị dữ liệu: ERP kết nối và đồng bộ dữ liệu từ các phòng ban khác nhau vào một hệ thống duy nhất, cung cấp cho ban lãnh đạo bức tranh tổng thể về tất cả các hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định chính xác, nhanh chóng hơn.
• Tự động hóa quy trình: Giải pháp ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình thủ công, từ đó tăng hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong các khâu như lập kế hoạch mua hàng – bán hàng – sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, tính giá thành,…
• Cải thiện năng suất: Nhờ giảm bớt các quy trình thủ công rườm rà và thúc đẩy sự cộng tác giữa các phòng ban, ERP giúp các nhân viên trong công ty có thời gian tập trung vào công việc quan trọng hơn thay vì phải thực hiện các công việc thủ công.

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận

• Giảm thiểu chi phí: Phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền (dòng tiền khả dụng, dòng tiền phải thu, dòng tiền phải trả, giá trị tồn kho…), đồng thời quản lý hiệu quả ngân sách chi phí ở các bộ phận (chi phí bán hàng, tiếp khách, công tác phí, lương nhân viên, khấu hao tài sản, chi phí nguyên vật liệu…), từ đó giảm đáng kể chi phí hoạt động, chi phí sản xuất, chi phí quản lý.
• Tăng doanh thu: ERP giúp tăng hiệu quả hoạt động, đẩy nhanh tốc độ sản xuất, rút ngắn thời gian giao hàng, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Nâng cao khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường

• Cải thiện khả năng cạnh tranh: Với dòng chảy dữ liệu đồng bộ, giải pháp ERP sẽ giúp doanh nghiệp tính toán và thích ứng nhanh với những thay đổi của thị trường, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp bằng cách giảm chi phí, tăng hiệu quả và chất lượng sản phẩm.
• Mở rộng quy mô kinh doanh: Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh một cách dễ dàng.
• Quản lý rủi ro hiệu quả: Hỗ trợ quản lý rủi ro hiệu quả bằng cách theo dõi và giám sát các hoạt động sản xuất – kinh doanh, dự báo các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra giải pháp phòng ngừa.

Tăng cường hiệu quả sản xuất

• Lập kế hoạch và quản lý sản xuất: Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất chính xác dựa trên nhu cầu thị trường, khả năng sản xuất và nguồn lực sẵn có, giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc, công cụ.
• Quản lý nhu cầu sản xuất: Tính toán nhu cầu sản xuất phù hợp dựa trên nhu cầu thị trường, dự báo bán hàng, đơn hàng bán, lịch giao hàng,… nhằm đảm bảo số lượng và tiến độ giao hàng, từ đó nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh.
• Theo dõi tiến độ sản xuất: Theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực, phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo tiến độ sản xuất được tuân thủ.

Lợi ích của ERP đối với các phòng ban trong doanh nghiệp

Khác với các phần mềm chuyên biệt chỉ giải quyết được vấn đề của một phòng ban, ERP là giải pháp quản trị tổng thể, chính vì vậy, phần mềm này có thể tháo gỡ “nút thắt” của nhiều bộ phận cùng lúc, từ đó giúp lãnh đạo điều hành hoạt động vận hành của doanh nghiệp hiệu quả hơn. Đây cũng chính là lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP thay vì các giải pháp riêng lẻ khác. Các phòng ban được hưởng lợi từ hệ thống ERP có thể kể đến như: Bộ phận mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, kế toán, nhân sự,…

Bộ phận mua hàng

Phần mềm ERP có thể tự động hóa các nghiệp vụ mua hàng như: So sánh – lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, lập kế hoạch mua hàng, đặt hàng, thanh toán,… giúp nhân viên của bộ phận mua hàng giảm bớt khối lượng công việc thủ công, đồng thời theo dõi và kiểm soát chi phí mua hàng hiệu quả, đảm bảo mua được hàng với giá tốt nhất. Ngoài ra, phần mềm cũng giúp phòng mua hàng cải thiện hiệu quả quản lý kho, đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho sản xuất và đáp ứng nhu cầu bán hàng.

Bộ phận bán hàng

Khi sử dụng ERP, bộ phận bán hàng có thể quản lý thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, nhu cầu khách hàng,… hiệu quả hơn, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng doanh thu bán hàng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng cung cấp khả năng tự động hóa các nghiệp vụ tính giá, báo giá, quản lý đơn hàng, chính sách bán hàng, theo dõi tiến độ giao hàng,… để tăng hiệu quả bán hàng và dự báo nhu cầu thị trường một cách chính xác giúp bộ phận bán hàng lên kế hoạch bán hàng hiệu quả.

Bộ phận kho

Phần mềm ERP có thể tự động hóa các quy trình xuất nhập kho, đảm bảo việc xuất nhập kho được thực hiện nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót trong việc quản lý kho hàng như: Thất thoát hàng hóa, sai sót trong xuất nhập kho,…. Với khả năng quản lý kho hàng theo thời gian thực, theo dõi số lượng hàng hóa, tình trạng hàng hóa… chính xác, hệ thống quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP sẽ cung cấp những thông tin hữu ích nhất cho các bộ phận liên quan, từ đó tối ưu hóa hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Bộ phận kế toán

ERP có thể tự động hóa các quy trình: Hạch toán thu chi, quản lý tài sản cố định, tính lương,… giúp phòng kế toán cải thiện hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian hơn so với phương pháp tính toán truyền thống. Phần mềm cũng cung cấp các báo cáo tài chính, bảng biểu, đồ thị trực quan, chính xác phục vụ cho công tác quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo.

Bộ phận sản xuất

Không phải phần mềm ERP nào cũng được tích hợp module quản trị sản xuất. Tuy nhiên, với những hệ thống ERP có chức năng quản trị sản xuất, lợi ích mà nó mang lại cho bộ phận này là không thể phủ nhận. ERP sẽ giúp phòng sản xuất quản lý nguyên vật liệu, năng lực và nhu cầu sản xuất hiệu quả để đảm bảo tiến độ sản xuất. Kế hoạch sản xuất cũng có thể được thiết lập trên ERP dựa trên những thông tin về năng lực và nhu cầu sản xuất tổng thể của nhà máy giúp nhân viên tiết kiệm tối đa thời gian so với khi lập kế hoạch thủ công.

Xem thêm chi tiết tại: Phần mềm ERP có thể giúp quản lý những bộ phận nào trong doanh nghiệp?

Một số lưu ý khi triển khai hệ thống ERP

Từ những chia sẻ ở trên, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP. Tuy nhiên, nếu  muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cầ lưu ý một số vấn đề sau:

• Chi phí triển khai: Do là giải pháp quản trị tổng thể nên giá phần mềm ERP thường khá cao, đặc biệt là với các hệ thống ERP tại chỗ được thiết kế theo yêu cầu của doanh nghiệp
• Thời gian triển khai lâu: Việc triển khai phần mềm ERP có thể mất nhiều thời gian, đặc biệt là cho các doanh nghiệp có quy mô lớn và phức tạp.
• Lập kế hoạch triển khai chi tiết: Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần lập một kế hoạch triển khai chi tiết về mục tiêu, phạm vi triển khai, thời gian, ngân sách và so sánh các nhà cung cấp.
• Đào tạo nhân viên: Sau khi xây dựng thành công hệ thống ERP, doanh nghiệp cần dành thời gian để đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm. Điều này cũng giúp nhân viên tập làm quen với việc ứng dụng phần mềm vào công việc.

Như vậy, bài viết đã lý giải lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP. Có thể thấy rằng, sử dụng phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên, việc triển khai cũng có một số thách thức, đòi hỏi doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm phù hợp và lập kế hoạch chi tiết để triển khai thành công.