Quản lý thông tin khách hàng như nào để đạt hiệu quả cao nhất?

Đối với doanh nghiệp việc quản lý thông tin khách hàng luôn được chú trong hàng đầu. Chắc chắn rằng thông tin khách hàng là một tài sản đáng giá đối với một doanh nghiệp.

Các bộ phận trong doanh nghiệp thu thập và lưu trữ dữ liệu khách hàng thường là kinh doanh và marketing. Với việc khai thác nguồn dữ liệu hợp lý có thể đem lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Sau đây, tôi sẽ chỉ ra các phương pháp quản lý thông tin khách hàng hiệu quả tại doanh nghiệp:

1. Minh bạch trong việc thu thập dữ liệu

Để có được dữ liệu khách hàng, các doanh nghiệp việc đầu tiền là thu thập dữ liệu. Cần rõ ràng giữa việc sử dụng thông tin khách hàng cho mục đích Marketing và việc thu thập dữ liệu chỉ để spam thông điệp là sự chấp thuận của khách hàng. Nếu khách hàng không tự nguyện cung cấp thông tin thì thông tin thu thập được không có giá trị với doanh nghiệp. Việc thu thập thông tin cần đảm bảo khách quan là KH tự nguyện đồng ý cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin cá nhân cần thiết. Quan trọng nhất là doanh nghiệp không nên mua bán thông tin khách hàng. Việc mua bán này hoàn toàn vi phạm pháp luật, dẫn rắc rối về pháp lý, việc gửi các thông điệp tới những khách hàng khàng này sẽ làm các thông điệp của doanh nghiệp vào dạng Spam đối với khách. Điều tồi tệ nhất đó là thương hiệu của công ty sẽ bị xấu đi.

2. Thu thập đúng thông tin cần thiết của khách hàng

Tùy thuộc vào đặc điểm của khách hàng mà doanh nghiệp nên quyết định thực hiện cách thu thập thông tin khách hàng bằng biện pháp, loại hình nào cho phù hợp. Ví dụ đối với khách hàng là người nông dân thì việc thu thập địa chỉ email và facebook có thể là không cần thiết. Thực tế đã chứng minh rằng việc thu thập thông tin khách hàng tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức của doanh nghiệp, nếu nhà quản lý có thể thu hẹp được lượng dữ liệu cần thiết, nguồn lực chung của công ty sẽ được tiết kiệm rất nhiều.

3. Áp dụng hệ thống quản lý CRM thông minh

Lợi ích của CRM đối với doanh nghiệp: Đối với hoạt động quản lý thông tin khách hàng hiệu quả thì doanh nghiệp không nên tiếc tiền đầu tư vào một hệ thống quản lý thông tin khách hàng (CRM). Phần mềm CRM tập hợp tất cả thông tin khách hàng thành một hệ thống, lưu giữ tất cả thông tin và lịch sử giao dịch với khách hàng giúp doanh nghiệp tập hợp và khai thác tối đa tiềm năng của khách hàng. Hệ thống này sẽ giúp các bộ phận trong doanh nghiệp tiếp cận được đúng và đầy đủ các thông tin cần thiết vào mọi thời điểm, ngoài ra còn cập nhật và lưu trữ đồng nhất thông tin mọi dữ liệu quan trọng liên quan đến khách hàng, việc này sẽ giúp cho việc quản lý dữ liệu hiệu quả hơn rất nhiều.

Đối với việc chăm sóc khách hàng: CRM cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng khi nắm được sở thích của khách hàng từ đó đưa ra các dịch vụ phù hợp. Góp phần thúc đẩy mối quan hệ lâu dài giữa khách hàng và doanh nghiệp.

4. Vấn đề bảo mật cần chú trọng

Đối với các thông tin mang tính cá nhân như số điện thoại, địa chỉ, chức vụ,… mà doanh nghiệp thu thập được thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm bảo mật những thông tin này.

Việc nhòm ngó những thông tin khách hàng của các doanh nghiệp đối thủ là không tránh khỏi, nếu các doanh nghiệp cùng ngành nghề sẽ có chung tập khách hàng mục tiêu. Trong thời đại phát triển hiện nay thì việc đánh cắp thông tin khách hàng vô cùng tinh vi, do đó tôi khuyến cáo các doanh nghiệp nên đề cao việc bảo mật thông tin này của doanh nghiệp mình.

Ngoài ra việc backup dữ liệu là điều cần thiết. Có rất nhiều những sự cố hi hữu không lường trước được việc lưu trữ dữ liệu. Do đó doanh nghiệp nên có giải pháp thường xuyên Backup dữ liệu khách hàng.