Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho có thể chiếm đến 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt và tránh lãng phí trong tồn kho là một vấn đề hết sức cần thiết, có thể nói là sống còn trong trong quản trị.
>>>Đọc thêm: Quản lý kho thông minh bằng ứng dụng QR Code trên máy Handy Terminal
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho có thể là hàng thành phẩm, bán thành phẩm trong kho, trên kệ, trên máy…, hoặc đâu đó trong xưởng.
Các dạng tồn kho sản phẩm:
– Lưu giữ sản phẩm
– Tồn trong kho hàng: kho thành phẩm, kho nguyên liệu, vật tư, hóa chất, bao bì (cả tồn ngắn hạn, tồn dài hạn, tồn “chết”).
– Tồn trữ trong quá trình sản xuất tại các công đoạn. Dấu hiệu dễ thấy nhất là hiện tượng Palette hoặc xe chứa hàng với nhiều hình thức khác nhau
+ Dự phòng chờ chế biến (nhiều lô hàng chờ để đến lượt sản xuất)
+ Chờ để hoàn tất lô hàng (1 phần của lô hàng đang lưu giữ, 1 phần khác đang được chế biến)
– Sản phẩm trong vận chuyển
– Vận chuyển (bằng tay, bằng xe đẩy, xe nâng, băng tải giữa các điểm lưu tồn)
– Xếp dở vật liệu (nhặt lên đặt xuống các chi tiết trong hoặc giữa các quá trình)
Lãng phí trong tồn kho mang lại những hậu quả gì
Hàng tồn kho quá nhiều làm doanh nghiệp mất rất nhiều chi phí: Chi phí lưu kho, chi phí do chiếm dụng mặt bằng, chi phí quản lý…Hàng tồn kho quá mức làm tăng chi phí sản phẩm do hàng sẽ bị lỗi thời, hàng không bán được gây lãng phí kho không đảm bảo cho việc phòng chống cháy và tất nhiên là mặt bằng phụ trội sẽ tăng lên, đòi hỏi phải thường xuyên xử lý, tiền lương trả cho người phục vụ và phí lãi suất, công việc giấy tờ cũng sẽ tăng lên… Vì vậy, loại bỏ được lãng phí trong tồn kho, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí, lại tạo được cho mình thêm nhiều lợi thế cạnh tranh.
– Tốn kém chi phí tài chính cho hàng tồn kho, doanh nghiệp cần nguồn vốn lưu động lớn.
– Làm thời gian giao hàng kéo dài (Processing cycle time): Nhiều doanh nghiệp phải mất 30 – 40 ngày cho 1 đơn hàng, trong khi có doanh nghiệp mất 20 ngày. “Thủ phạm” chính là tồn kho chứ không phải thao tác chậm
– Nhân công, thiết bị, năng lượng, đường vận chuyển, nhiên liệu … để vận chuyển và bốc xếp chúng
– Che dấu các vấn đề tiềm ẩn: sản xuất không cân bằng, khuyết tật, che dấu vấn đề không tốt, quản lý khó khăn … vấn đề là tồn kho che khuất nên người quản lý không phát hiện được “sự ẩn náu” để quyết định trong quản lý
– Tốn kém nhiều chi phí quản lý: mặt bằng, người quản lý, ghi chép, xuất nhập, thất thoát, xuống cấp
Tồn kho là 1 trong 8 nhân tố quan trọng để đánh giá mức độ tinh gọn của doanh nghiệp theo công cụ LAT (Lean Assessment Tool with Fuzzy Methodology).Các giá trị này càng lớn thì mức độ tinh gọn càng thấp, chúng ta càng phải quan tâm cải thiện chỉ số này
Do đó, tồn kho làm tăng chi phí, giảm sinh lợi, giao hàng chậm trễ
>>>Đọc thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Hạch toán chi phí ra sao?
Làm thế nào để loại bỏ lãng phí trong tồn kho?
– Bố trí thiết bị, cụm sản xuất theo hình có dạng chữ U, Z, T bằng quá trình liên tục thay cho bố trí máy theo chức năng (ví dụ theo cụm máy tu-pie, cụm máy khoan, …)
– Cân bằng sản xuất (Judoka) nhằm đồng bộ công suất giữa các công đoạn. Điều quan trọng là phải biết “ức chế” công đoạn sản xuất “quá nhanh” và tăng công đoạn sản xuất “chậm” để giảm tồn kho. Chúng ta cần nhớ rằng: năng suất và công suất nhà máy được quyết định không phải bởi các công đoạn sản xuất “quá nhanh” mà quyết định bởi khả năng nới rộng năng suất của các điểm thắt cổ chai (Bottle neck)
Các doanh nghiệp, muốn làm giảm mức tồn kho, mỗi thành viên cần nỗ lực và có ý thức không cần tổ chức sản xuất những mặt hàng có nguy cơ không bán được, không lưu một số mặt hàng hoặc bán thành phẩm có thể hư hỏng theo thời gian. Những nguyên liệu lỗi thời theo cách tổ chức nhà xưởng cũ cần được loại thải. Đồng thời, tổ chức đào tạo lại nhân viên, hoạch định cụ thể có hiệu quả chiến lược sản xuất phù hợp với quy mô và khả năng của doanh nghiệp mình.
>>> Đọc thêm: Bí quyết để tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Để thực hiện được như vậy thì giải pháp đưa ra là nên lựa chọn áp dụng các hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng (như ISO 9000, HACCP, công cụ 5S, Kaizen, cân bằng chuyền..) phù hợp với quy mô, tình hình của đơn vị. Trong đó, nên áp dụng công cụ quản lý trực quan 5S vì công cụ này giúp cho các đơn vị quản lý khu vực sản xuất, làm việc của mình luôn sạch sẽ, đồ dùng, dụng cụ và các vật liên quan đến sản xuất được sắp xếp hợp lý thuận lợi cho quá trình sản xuất giúp giảm lãng phí cho doanh nghiệp.
