6 Bước trong quy trình quản lý kho Logistics

Quy trình quản lý kho Logistics bao gồm 6 bước cơ bản: nhận hàng, xếp kho, lưu kho, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Tối ưu 6 bước này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao nghiệp vụ quản lý kho, giảm chi phí và lỗi sai, đồng thời đạt tỉ lệ đơn hàng hoàn thành cao hơn. Cùng tìm hiểu về từng quy trình quản lý kho Logistics để hiểu và tối ưu hóa trong bài viết dưới đây.

Tiếp nhận

Tiếp nhận (hay nhập kho) là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho logistic và là một trong những bước quan trọng nhất. Để thực hiện đúng quy trình tiếp nhận, bộ phận kho phải có khả năng xác minh đã nhận đúng sản phẩm, đủ số lượng, đúng điều kiện và thời điểm giao hàng. Nếu thiếu một trong các tiêu chí trên thì sẽ tác động tới tất cả các bước tiếp theo:

• Nhập sai sản phẩm sẽ khiến cho danh sách hàng hóa trên sổ sách/hệ thống quản lý kho bị xáo trộn, làm ảnh hưởng đến kế hoạch lưu kho và kế hoạch kinh doanh
• Hàng nhập kho không đạt tiêu chuẩn sẽ chiếm diện tích kho, khó sàng lọc và dễ xảy ra sai sót khi giao đến tay khách hàng
• Số lượng không đúng sẽ khiến quản lý kho bị động khi sắp xếp không gian lưu trữ
• Giao hàng sai thời điểm có thể dẫn đến tình trạng kho thiếu chỗ trống để lưu trữ hàng hóa hoặc không có người phụ trách kiểm kê khi nhập kho

Khi hàng hóa được tiếp nhận, đồng nghĩa với việc trách nhiệm về hàng hóa sẽ được chuyển giao từ nhà cung cấp sang bộ phận kho. Lúc này, bộ phận kho cần đảm bảo duy trì trình trạng tốt nhất của hàng hóa đến khi chúng được vận chuyển lần nữa. Nhận hàng đúng cách giúp doanh nghiệp loại bỏ các hàng hóa bị hư hỏng, tránh các rủi ro về trách nhiệm pháp lý với các hàng hóa này.

Gợi ý tối ưu 

Mục đích của việc tối ưu hóa quy trình tiếp nhận hàng tại kho là đảm bảo tính hiệu quả, tính chính xác và tránh tình trạng dồn hàng tại khu vực nhận hàng. Để tối ưu hóa quy trình nhập kho, doanh nghiệp có thể sử dụng xe nâng điện, băng chuyền hay robot cộng tác để rút ngắn thời gian bốc dỡ hàng; sử dụng hệ thống đo kích thước bưu kiện và pallet để ghi lại trọng lượng và kích thước của bưu kiện, đẩy nhanh quá trình tiếp nhận; sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để phân bổ lượng nhân sự phù hợp bằng cách dự đoán chính xác số lô hàng sắp tới.

Xếp kho

Xếp kho là bước thứ hai và là quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm giao nhận tới vị trí lưu kho tốt nhất. Việc đặt hàng hóa ở vị trí lý tưởng nhất có thể làm tăng năng suất vận hành kho hàng. Hàng hóa được lưu kho đúng cách sẽ đem lại một số lợi ích sau:

• Hàng hóa được lưu trữ nhanh và hiệu quả hơn
• Thời gian di chuyển được giảm thiểu 
• Đảm bảo an toàn cho nhân viên và hàng hóa
• Tối đa hóa không gian sử dụng được của kho
• Tìm, theo dõi và truy xuất hàng hóa dễ hơn và nhanh hơn

Cách nâng cao hiệu quả xếp kho:

Mục đích cuối cùng của bước này là di chuyển hàng hóa đến vị trí tối ưu nhất một cách nhanh chóng và hiệu quả. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần:

• Đầu tư hệ thống WMS thích hợp với nhiệm vụ để thu thập và phân tích dữ liệu hàng hóa trong kho theo thời gian thực một cách chính xác
• Sử dụng phần mềm quản lý kho có module quản lý hiện trường, để nắm được các vị trí còn trống trong kho và tận dụng tối đa không gian có thể sử dụng 
• Sử dụng máy quét mã vạch cầm tay để xác định vị trí hàng từ đó theo dõi không gian đã sử dụng/chưa sử dụng 
• Ứng dụng robotics để tăng tốc độ xếp hàng trong kho, hỗ trợ xếp hàng nhanh chóng, dễ dàng khi mang vác các vật nặng
• Một phương pháp tối ưu khác là sử dụng thẻ RFID kết hợp hệ thống camera IoT và cảm biến để tự động ghi lại tác vụ xếp hàng trong khoi. 
• Giảm thời gian lấy hàng cũng giảm đáng kể các chi phí nhân công. Để tối ưu tiêu chí này doanh nghiệp có thể tiến hành phân tích ABC để hiểu rõ hơn mặt hàng nào có tần suất sử dụng cao. Sau đó có thể bố trí lại cách sắp xếp kho để di chuyển các mặt hàng có tần suất sử dụng cao đến gần khu vực vận chuyển để giảm thời gian giao nhận.

Đọc thêm: Kho thông minh trong xu hướng Smart Logistic

Lưu kho

Lưu kho là một bước quan trọng trong quy trình quản lý kho logistic, đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ hàng hóa ở kho hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Trong quá trình lưu kho, hàng hóa phải được đảm bảo an toàn và được sắp xếp theo một trật tự khoa học.

Cách tối ưu quy trình lưu kho:

• Tối ưu hóa quy trình lưu trữ chỉ có thể thực hiện được khi doanh nghiệp xây dựng được bộ  KPI phù hợp và theo dõi nó  đúng cách. Hệ thống KPI này thường bao gồm các chỉ tiêu về: Chi phí vận chuyển hàng tồn kho, năng suất lưu trữ, mức sử dụng, vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ tồn kho trên doanh thu.
• Doanh nghiệp nên đầu tư một giải pháp phần mềm quản lý kho WMS để tự động tính toán mức sử dụng lưu trữ kho
• Giảm không gian cho các lối đi không cần thiết và sử dụng thùng chứa phù hợp với kích thước hàng hóa 

Lấy hàng

Khi có đơn hàng cần giao, nhân viên phụ trách sẽ lấy hàng trong kho theo yêu cầu. Công việc này nghe thì có vẻ đơn giản nhưng lại chiếm tới 55% tổng chi phí vận hành trong quy trình quản lý kho logistic. Nguyên nhân là bởi các đơn hàng cần phải lấy mỗi ngày có thể lên tới hàng trăm đơn và mỗi mặt hàng lại được sắp xếp ở những vị trí khác nhau nên đội ngũ nhân sự ở bộ phận này sẽ phải mất khá nhiều thời gian để thu thập đủ số lượng theo đơn đặt hàng.

Vì vậy, nếu có thể nâng cao hiệu quả của quy trình này thì doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được đáng kể chi phí. Tuy nhiên, khi tối ưu hóa bước lấy hàng thì doanh nghiệp nên thực hiện thận trọng để đạt được độ chính xác cao, vì nếu xảy ra sai sót có thể tác động trực tiếp tới trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.

Cách tối ưu 

• Tiến hành phân tích ABC (nếu chưa thực hiện từ bước xếp kho) 
• Sử dụng một phương pháp lấy hàng phù hợp hoặc kết hợp nhiều phương pháp để giảm thời gian di chuyển giữa các địa điểm lấy hàng

Đọc thêm:

• Áp dụng các công nghệ phù hợp như thiết bị IoT (thiết bị đọc mã di động cầm tay, xe tự hành AGV, RFID,…) 
• Ứng dụng công nghệ Pick to light để tăng tốc độ nhặt hàng, lấy hàng trong kho

Đóng gói

Đóng gói là bước tổng hợp tất cả các mặt hàng có trong đơn đặt hàng và chuẩn bị vận chuyển cho khách hàng. Một trong những nhiệm vụ chính của bước đóng gói là giảm thiểu thiệt hại khi hàng rời kho. Ngoài ra, bao bì cần phải đủ nhẹ không làm tăng khối lượng của hàng hóa và đủ chất lượng tối thiểu để giảm thiểu chi phí đóng gói.

Cách tối ưu đóng gói:

• Sử dụng các vật liệu nhẹ để đóng gói như: bìa, nhôm, nhựa, …
• Sử dụng các thiết bị đóng gói phù hợp với quy mô và tính chất của sản phẩm, tối ưu bằng các công nghệ đóng gói tiên tiến được tự động hóa
• Xác định tiêu chuẩn đóng gói để đảm bảo tính đồng nhất của sản phẩm

Đọc thêm: 5 bí kíp quản lý kho ngành bán lẻ hiệu quả

Vận chuyển 

Vận chuyển là bước cuối cùng trong quy trình quản lý kho logistics, cũng là bước khởi đầu trong hành trình vận chuyển hàng hóa từ kho đến tay khách hàng. Bước vận chuyển được coi là hiệu quả nếu như đơn hàng được phân loại và sắp xếp đúng, được gửi đến đúng khách hàng với phương thức vận chuyển phù hợp, đảm bảo tính an toàn và thời gian vận chuyển hợp lý.

Cách tối ưu:

• Hệ thống quản lý kênh phân phối DMS giúp doanh nghiệp phân bổ đúng lượng nguồn lực tránh phân bổ thừa hoặc thiếu, kiểm soát bản đồ nhân sự giao hàng

• Đảm bảo việc lấy hàng và chuẩn bị hồ sơ/tài liệu được thực hiện tốt trước thời điểm vận chuyển 
• Lên lịch nhận và chuyển hàng theo ca khác nhau
• Tích hợp với các đơn vị vận chuyển và theo dõi hành trình giao vận trên app

Kết luận

Ngành Logistic đang phát triển để đáp ứng với sự gia tăng hoạt động thương mại điện tử, xu hướng toàn cầu hóa. Những thay đổi lớn này trên thị trường là thách thức cho doanh nghiệp thực hiện tối ưu hoạt động kho bãi. Hy vọng bài viết trên đây giúp doanh nghiệp hiểu được mục tiêu trong các quy trình quản lý kho Logistics và biết các mẹo để tối ưu từng bước một cách hiệu quả.