Trong ngành bán lẻ, một trong số những công việc tốn nhiều công sức và dễ nhầm lẫn nhất chính là quản lý kho. Khi quy mô kinh doanh càng lớn, lượng hàng hóa trong kho càng nhiều thì việc quản lý kho sẽ khó khăn hơn. Vậy làm thế nào để quản lý kho ngành bán lẻ hiệu quả; tránh thất thoát? Bài viết chia sẻ phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả được bật mí bởi các “đại gia” bán lẻ. Nếu muốn tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn nâng cao hiệu quả quản lý kho, bạn hãy tìm hiểu và áp dụng ngay hôm nay nhé!
Đặc điểm của kho hàng ngành bán lẻ
Đối với một doanh nghiệp bán lẻ, hàng lưu kho chiếm 40 – 50% tổng giá trị tài sản. Một trong những đặc điểm nổi bật nhất của kho hàng ngành bán lẻ là số lượng và chủng loại hàng hóa rất lớn và đa dạng. Trong bán lẻ, yêu cầu đáp ứng về mặt thời gian gần như luôn là ưu tiên số một vì chậm trễ trong giao hàng hóa cũng có thể đánh mất khách hàng.
Tiết lộ 5 bí kíp quản lý kho ngành bán lẻ hiệu quả
Quản lý kho là kiểm soát các hoạt động xuất kho – nhập kho – tồn kho và chuyển kho. Việc quản lý kho cũng bao gồm cả việc sắp xếp; bảo quản; phân loại; nắm rõ số lượng hàng hóa. Toàn bộ những công việc này đảm bảo sự liên tục của quá trình cung cấp – phân phối hàng hóa.
Vì vậy, muốn quản lý tài sản hiệu quả, doanh nghiệp buộc phải quản lý khối tài sản này thật tốt. Việc quản lý tốt kho hàng mang đến những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:
Hạn chế được thất thoát tài sản do nhân viên gian lận
Hạn chế tình trạng trượt giá. Tình trạng trượt giá rất dễ xảy ra với các ngành ngành hàng thời trang; công nghệ; đồ gia dụng. Quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhập hàng hợp lý với nhu cầu mua sắm thực tế của thị trường.
Hàng hóa trong kho được lưu thông tốt sẽ rút ngắn thời gian quay vòng vốn; tăng hiệu quả vốn lưu động của doanh nghiệp.
Dưới đây là những phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả được bật mí bởi các “đại gia” bán lẻ. Nếu muốn tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn nâng cao hiệu quả quản lý kho, bạn hãy tìm hiểu và áp dụng ngay hôm nay nhé!
Lên layout kho dễ kiểm soát
Layout là sơ đồ quản lý kho hàng. Đó là bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng quan kho hàng của bạn. Nhìn vào sơ đồ kho bạn sẽ dễ dàng hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa. Với kho hàng càng lớn, thì sơ đồ kho càng có ý nghĩa quan trọng. Căn cứ sơ đồ này, người chủ doanh nghiệp có thể lên kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch lại để tăng hiệu quả khai thác đối với kho hàng.
Dùng các chữ cái như A, B, C… để ghi lại những kệ; A1, A2 để đánh dấu những tầng của kệ.
Trên mỗi kệ cần dán nhãn chỉ vị trí và sử dụng mũi tên để dễ hình dung. Bảng layout kho nên được đặt khu vực dễ thấy, gần lối vào nhưng không ảnh hưởng đến việc bố trí, di chuyển hàng hóa trong kho. Thủ kho là người chủ động và có những hướng để bố trí hàng hóa trong kho.
Một khi đổi mới chế độ bố trí hoặc phát sinh hàng hóa thì người thủ kho cũng phải cập nhật vào sơ đồ kho, kèm theo ngày cập nhật đề phòng sự nhầm lẫn. Việc lập layout sẽ giúp bất kỳ người nào vào kho (khi được chỉ định) sẽ tóm tóm được bố cục kho ngay từ khi bước vào. Tránh lãng phí thời gian khi phải hỏi người phụ trách kho & rất có thể tìm kiếm, sắp xếp hàng hóa theo quy định từ trước.
Sắp xếp hàng hóa khoa học
Sắp xếp hàng hóa cũng là cách quản lý kho hiệu quả đơn giản nhưng hiệu quả. Hàng hóa được sắp xếp khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm nhanh chóng hơn. Việc vận chuyển; nhập kho hay xuất kho cũng có thể được thực hiện nhanh chóng hơn. Ngoài ra, diện tích kho cũng sẽ được tận dụng hiệu quả.
Tuân thủ quy tắc FIFO – Nhập trước xuất trước
Quy tắc này có ý nghĩa là các mặt hàng nhập trước thì cần phải được ưu tiên xuất trước để có sự đảm bảo về chất lượng, giá thành cũng như lợi nhuận sau đó. .Phương pháp này thường áp dụng với các mặt hàng như: thực phẩm, thời trang hay công nghệ,… Mặc dù những sản phẩm này thường không bị hao mòn nhưng lại rất dễ lỗi mốt. Vì thế, việc tuân thủ nguyên tắc này với những sản phẩm trên là điều rất quan trọng.
Kiểm tra kho thường xuyên
Tần suất kiểm tra trung bình được đề xuất là 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần. Kho càng lớn thì quá trình này càng mất nhiều thời gian và nhân lực (thông thường 2-3 người trong vài ngày). Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có điều kiện, có thể thực hiện thường xuyên hơn nhằm tăng hiệu quả trong việc quản lý kho hàng hóa.
Nên tiến hành kiểm tra theo từng khu vực, từng nhóm hàng. Các công việc kiểm tra kho định kỳ gồm có:
- Xác định số lượng hàng tại kho, đối chiếu với thẻ kho và các sổ sách kế toán liên quan
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa (có bị hư hại, mốc, móp méo, bao bì rách,…hay không?)
- Kiểm tra hạn dùng của sản phẩm để có kế hoạch xuất bán kịp thời hoặc thực hiện chiến dịch xả hàng.
- Các nguy cơ tại kho hàng (dột, chuột, côn trùng, ẩm mốc, kệ hàng rỉ sét,…)
Thông qua kết quả kiểm tra, nhà quản lý cần có biện pháp xử lý hoặc khắc phục ngay nếu có sai sót.
Ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng (WMS)
Đối với ngành bán lẻ có nhiều hàng hóa thì việc tận dụng công nghệ là cách quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay. Những phần mềm này có thể thay thế hoàn toàn cho việc ghi chép số liệu thủ công. Nhờ đó, tình trạng nhầm lẫn, sai sót, mất mát được hạn chế đáng kể. Thông qua phần mềm, chủ cửa hàng có thể quản lý hàng tồn; hàng nhập; hàng xuất; thời gian nhập hàng; thời gian xuất hàng; nhân viên chịu trách nhiệm nhập – xuất hàng hóa…Công việc quản lý kho hàng có thể được thực hiện mọi lúc, mọi nơi.
Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System – WMS) là một hệ thống giúp theo dõi mức tồn kho, đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Hệ thống giúp kiểm soát và quản lý hoạt động của kho từ nguyên vật liệu vào kho cho đến hàng hoá thành phẩm. Hệ thống quản lý kho hàng WMS hướng dẫn các quy trình nhận và đặt hàng tồn kho. Tối ưu hóa việc chọn và vận chuyển đơn đặt hàng, bổ sung và quản lý hàng tồn kho.
Phần mềm 3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành kho 4.0 cho mọi doanh nghiệp đặc biệt hiệu quả với ngành bán lẻ. Không chỉ là số hóa hoạt động quản lý kho, phần mềm còn hỗ trợ kiểm soát (control), đo lường (measurement) hiệu quả quản trị kho.
Các tính năng nổi bật của 3S iWAREHOUSE:
- Thiết lập chức năng nhập/ xuất kho trên máy Handy Terminal. Khi có hoạt lập nhập, xuất kho chỉ cần 1 thao tác quét mã QR code trên sản phẩm, thông tin sẽ chuyển về phần mềm để tự động tạo phiếu nhập xuất kho.
- Thiết lập Layout trên phần mềm để quản lý tồn kho theo vị trí, thùng, bao, gói, pallet chi tiết đến từng sản phẩm trong kho.
- Quản lý hàng hóa vật tư theo lô, HSD, tuổi hàng tồn kho
- Quản lý hàng hóa vật tư đồng thời nhiều đơn vị tính quy đổi
- Tính giá vốn hàng tồn kho theo nhiều phương pháp
- Hệ thống báo cáo/phân tích theo nhiều chiều thông tin.
Lợi ích nhận được khi ứng dụng phần mềm 3S iWAREHOUSE:
- Giảm chi phí tồn kho nhờ khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối và mức tồn kho an toàn thấp hơn;
- Tiết kiệm thời gian nhập xuất kho nhờ hệ thống thiết lập chức năng tự động lập phiếu nhập/ xuất kho nhanh chóng với độ chính xác tuyệt đối;
- Quản lý tổng quan theo thời gian thực: cho phép các vị trí quản lý chủ chốt trong công ty có thể kiểm soát thông tin hàng hóa của công ty tại bất kỳ thời điểm nào;
- Tiết kiệm thời gian trong tìm kiếm hàng hóa: định vị được khu vực/vị trí của sản phẩm trong kho hàng, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa;
- Cho phép quản lý nhiều vị trí kho;
- Kiểm soát kho nhanh chóng chính xác. Tránh thất thoát, gian lận hàng hóa;
- Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động;
- Giảm áp lực lên đội ngũ nhân sự phụ trách kho, hạn chế tối đa các sai sót đáng tiếc trong quy trình quản lý kho.
Bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý kho ngành bán lẻ để tối ưu hoạt động quản lý cho doanh nghiệp của mình? Bạn muốn tư vấn sâu hơn và được demo miễn phí về phần mềm quản lý kho thông minh? Gặp gỡ chuyên gia tư vấn:092.6886.855 hoặc đăng ký tư vấn và demo giải pháp quản trị kho thông minh tại đây.
