Quy trình mua hàng hóa và những rủi ro khi mua hàng trong doanh nghiệp

Quy trình mua hàng hóa trong doanh nghiệp nhằm đưa ra những nguyên tắc đảm bảo vật tư, hàng hóa mua vào đáp ứng được yêu cầu của công ty đã đề ra.

Quy trình mua hàng hóa gồm những bước nào?

– Qúa trình phê duyệt để mua hàng hóa trong doanh nghiệp

Lâp yêu cầu vật tư: các bộ phận trong doanh nghiệp có nhu cầu vật tư thì lập phiếu yêu cầu cung ứng vật tư chuyển cho bộ phận cung ứng xem xét và kiểm tra thực tế về mức độ cần thiết sử dụng.

Yêu cầu chào giá, lấy giá: căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tư của bộ phận đã được xem xét, trưởng bộ phận cung ứng gửi thông tin mua vật tư cho các nhà cung ứng đã được phê duyệt để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp. Việc gửi thông tin có thể tiến hành bằng các hình thức: điện thoại, fax, e –mail, tiếp xúc trực tiếp.

– Đặt mua hàng và Ký kết hợp đồng

Sau khi hoàn tất việc phê duyệt, trưởng bộ phận cung ứng tiến hành tiếp xúc, thương thảo và soạn thảo hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng) với nhà cung ứng. Nội dung hợp đồng căn cứ vào nhu cầu và khả năng thực tế của hai bên.

Hợp đồng (đơn đặt hàng) phải được đại diện lãnh đạo của hai bên ký.

Hợp đồng (đơn đặt hàng) đã được ký phải được chuyển cho Phòng kế toán giữ 01 bản (bản gốc) để theo dõi việc thực hiện.

Trưởng bộ phận cung ứng phải có trách nhiệm giải quyết mọi vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo công ty để tìm biện pháp giải quyết.

– Giao nhận hàng

Khi nhà cung cấp thông báo thời gian giao hàng, Trưởng bộ phận cung ứng có trách nhiệm thông báo cho các bộ phận có liên quan để có phương án chuẩn bị và tiếp nhận hàng hóa.

– Kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa khi giao nhận

Bộ phận cung ứng có trách nhiệm chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ quy trình mua hàng hóa, chủ trì cùng các đơn vị liên quan nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ mua vào.

Tùy theo đối tượng hàng hóa, dịch vụ mua vào có nhiều hình thức nghiệm thu như: nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu trước khi nhập kho nghiệm thu trước khi lắp đặt, nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu tổng thể, nghiệm thu trong thời gian bảo hành. Việc nghiệm thu phải căn cư vào đơn hàng và hợp đồng đã ký. Việc nghiệm thu phải được ghi chép đầy đủ vào Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa vật tư thiết bị nhập kho.

– Nhập kho và thanh toán

Nếu hàng hóa đáp ứng đúng các yêu cầu nêu trong hợp đồng đã ký, thủ kho làm thủ tục nhập kho.

Phòng kế toán thực hiện kiểm tra hồ sơ, làm thủ tục thanh toán cho nhà cung ứng theo quy định.

Thủ kho có trách nhiệm vào sổ theo dõi và thẻ kho theo đúng thủ tục kho qui định.

Những rủi ro thường gặp trong quy trình mua hàng hóa

Trong quy trình mua hàng hóa nếu không đảm bảo được các điều kiện an toàn thì doanh nghiệp có thể dễ gặp những rủi ro sau:

1.Tách bạch chức năng

Không tách bạch chức năng sẽ dẫn đến lạm dụng chức vụ và quyền hạn để chọn nhà cung cấp quen biết để ăn hoa hồng, chọn nhà cung cấp không đúng chất lượng

2. Đề nghị mua hàng/dịch vụ

Cần phải biết mặt hàng đề nghị mua trong phiếu đề nghị mua hàng có hợp lý hay không? Ai sẽ là người xét duyệt vấn đề mua hàng này. Cần phải có người phụ trách duyệt phiếu đề nghị mua hàng này. Phiếu đề nghị mua hàng này phải có đầy đủ những người chịu trách nhiệm tham gia vào việc kiểm tra sự hợp lý của vấn đề mua hàng này trước khi trình cho người có thẩm quyền duyệt trên phiếu đề nghị mua hàng

3. Nhà cung cấp được chọn

Chọn nhà cung cấp không đúng chất lượng, dịch vụ. Và nhà cung cấp có quan hệ với nhân viên mua hàng để nhận hoa hồng. Cần có sự tham gia của bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng, bộ phận sử dụng và bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa khi tham gia vào chọn lựa nhà cung cấp

4. Đặt hàng

Vấn đề thường gặp là hàng hóa đã được giao, dịch vụ đã được thực hiện trước khi đơn đặt hàng được phê duyệt. Việc làm đơn đặt hàng chỉ để hợp thức hóa cho vấn đề đã thực hiện

5. Kiểm và nhận hàng

Hàng kém chất lượng, sai quy cách vẫn cho nhận và nhập kho

6. Mua sai hàng

Đây là tình trạng rất phổ biến ở các Công ty sản xuất có sử dụng nhiều máy móc công tác. Các đề nghị mua hàng nếu không được kiểm soát và phế duyệt một cách có hệ thống thì sai sót này chắc chắn xảy ra nhiều.

7. Hồ sơ thanh toán

Hồ sơ thanh toán không đầy đủ chứng từ quy định . Đơn hàng không được phê duyệt hay chất lượng, số lượng hàng hóa có vấn đề, đang tranh chấp nhưng vẫn yêu cầu thanh toán.