Công nghệ thông tin ngày nay đang trở thành một phần không thể thiếu trong đời sống của con người đặc biệt là trong việc quản trị doanh nghiệp. Trong vài năm trở lại đây, nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin mà việc áp dụng mô hình ERP đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công ty dược phẩm trong nước đầu tư thích đáng do những lợi ích vượt trội của nó mang lại.
>>Xem thêm: 6 vấn đề tồn tại trong hoạt động quản lý sản xuất Dược ở Việt Nam
Tại sao cần ứng dụng mô hình ERP trong các doanh nghiệp dược Việt Nam
Trên Thế giới việc ứng dụng mô hình ERP với nội dung chính là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin học hóa tác nghiệp và quản trị trong các tổ chức doanh nghiệp đã được thực hiện từ rất lâu. Có thể thấy mô hình ERP là một công cụ hiệu quả giúp đỡ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồn lực khác nhau (nhân lực – tài lực – vật lực) đồng thời giúp các tổ chức doanh nghiệp hội nhập với một tiêu chuẩn quản lý quốc tế.
Hiện nay, khi đời sống ngày một cao thì nhu cầu quan tâm đến chăm sóc sức khỏe của con người ngày càng nhiều, từ đó việc góp phần đẩy mạnh đến nhu cầu sử dụng thuốc cũng đòi hỏi vai trò ngày càng quan trọng của doanh nghiệp dược trong cuộc sống.
Có thể thấy dược phẩm là lĩnh vực có nhiều đặc thù như hàng hóa nhập theo lô, quản lý bằng hạn sử dụng, trình độ của dược viên,… Mặt khác, ngành dược phẩm chịu sự quản lý của một loạt các điều luật nghiêm ngặt và quy định cần phải tuân thủ. Do vậy, nếu không có một mô hình ERP quản lý chuyên biệt cho đặc thù của ngành thì sẽ gặp phải những khó khăn nhất định trong quá trình vận hành và sản xuất. Mô hình ERP chính là giải pháp, công cụ và hệ thống thích hợp để hợp lý hóa và tự động hóa quy trình từ sản xuất đến giao hàng trong các công ty trong ngành công nghiệp dược phẩm.
ERP giúp doanh nghiệp dược phẩm làm chủ tình hình, quản lý tốt toàn bộ hoạt động của mình
Mô hình ERP tối ưu hóa sản xuất cho công ty dược phẩm như thế nào?
Để duy trì tất cả các quy trình cũng như dữ liệu trong một hệ thống, các công ty dược phẩm cần triển khai một mô hình ERP để phát triển bền vững cũng như mở rộng quy mô của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích của ERP cho ngành dược phẩm:
Mô hình ERP giúp quản lý kho chi tiết, hiệu quả
Quản lý kho là một việc rất quan trọng của tất cả các doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là công ty dược phẩm bởi tính chất kho của các doanh nghiệp này rất đa dạng về chủng loại cũng như việc xuất nhập hàng hóa diễn ra thường xuyên liên tục.
Theo đó việc ứng dụng mô hình ERP sẽ giúp các doanh nghiệp dược quản lý theo từng lô và hạn sử dụng, chi tiết tới từng kho, đáp ứng tốt về Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc của Bộ Y tế, bảo đảm nguyên tắc hàng hóa nhập trước, xuất trước hoặc hết hạn trước xuất trước.
Đối với đặc thù ngành công nghiệp dược, doanh nghiệp ngày càng đối diện với nhiều thách thức mới về quản trị. Thách thức bên ngoài đến từ các đối thủ cạnh tranh, các nhà sản xuất thuốc, các tổ chức chăm sóc sức khỏe, tổ chức y tế… Thách thức bên trong bao gồm các hoạt động nhằm tối ưu hóa chi phí bán hàng, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, quản lý sản xuất và chất lượng toàn diện. Và thách thức lớn nhất đến từ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt bắt buộc phải tuân thủ tuyệt đối trong ngành dược: GMP, GSP, GLP, GDP, US FDA 21 CFR, GAMP 5.
Mặt khác, đặc thù của doanh nghiệp dược là hàng hóa có đơn vị tính đa dạng (thùng, hộp, vỉ,..) nên việc quản lý bằng các công cụ truyền thống như excel hay sổ sách thông thường chỉ tốn thời gian mà không hiệu quả. Việc ứng dụng mô hình ERP sẽ giúp kế toán chỉ cần nhập dữ liệu một lần mà vẫn có thể xem được báo cáo theo nhiều đơn vị khác nhau, đồng thời phần mềm erp còn giúp các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng, doanh số bán hàng theo từng dòng sản phẩm, từng nhà sản xuất.k
Mô hình ERP giúp quản lý hoạt động của các cửa hàng
Phần mềm ERP quản lý hàng hóa theo sơ đồ hình cây do vậy nên ngoài khả năng quản lý nhập, xuất, tồn hàng hóa, thì còn giúp kế toán quản lý tốt doanh thu, chi phí, công nợ,…chi tiết đến từng cửa hàng. Đặc biệt, phần mềm còn giúp kế toán theo dõi chặt chẽ hàng gửi bán cho các đại lý.
Mô hình ERP giúp quản lý doanh số bán hàng của trình dược viên
Trình dược viên là trung gian giữa nhà cung cấp và khách hàng, có vai trò quan trọng khi chịu trách nhiệm giới thiệu, bán hàng và thu tiền hàng khách hàng. Chính vì vậy, các công ty dược phẩm đều có nhu cầu theo dõi doanh số bán hàng, theo dõi công nợ khách hàng theo từng trình dược viên. Phần mềm erp đáp ứng tốt nghiệp vụ này của các doanh nghiệp dược phẩm.
Cung cấp hệ thống báo cáo chuyên biệt theo ngành
Phần mềm ERP sẽ cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ, báo cáo mang đặc thù của lĩnh vực kế toán dược phẩm (Theo Tiêu chuẩn thực hành tốt phân phối thuốc, GDP – Good Distribution Practices) như: Mẫu biểu báo cáo tổng hợp tồn kho theo lô, Phiếu nhập kho, xuất kho số lô hạn dùng, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ …
Song song với các mẫu biểu báo cáo theo quy định của Bộ Tài chính, phần mềm erp còn thiết kế hàng trăm mẫu biểu báo cáo quản trị phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp, kế toán chỉ cần lựa chọn các biểu mẫu phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.
Tóm lại, trong xu thế phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của doanh nghiệp nhằm tăng tính hiệu quả và tính kinh kinh tế đang được triển khai ngày càng rộng rãi. Sản xuất dược phẩm là một ngành có rất nhiều yêu cầu quản trị chuyên biệt và đòi hỏi phải tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định khắt khe của Bộ Y tế Thế giới thì việc có một hệ thống quản lý toàn diện có ý nghĩa vô cùng to lớn. Chính vì vậy mô hình ERP ra đời chính là một giải pháp tối ưu cho sự phát triển của ngành dược phẩm Việt Nam.
>>Xem thêm:Giải pháp phần mềm cho ngành dược phẩm: 3S ERP.iPharma
