Kỷ nguyên công nghệ, nhiệm vụ mua hàng trong doanh nghiệp buộc phải chuyển hướng số hóa quản lý và vận hành các khâu liên quan nhằm gia tăng hiệu quả thu về. Cùng tìm hiểu cách quản lý mua hàng của doanh nghiệp trong thời đại số.
Quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả trong kinh doanh
Mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản nhưng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Để thực hiện hiệu quả, các bộ phận cần thông qua việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng.
Các yếu tố cần lưu ý để quản lý mua hàng có hiệu quả:
- Đảm bảo số lượng hàng bán ra: Doanh nghiệp cần mua hàng đủ số lượng và cơ cấu phù hợp quy mô hoạt động. Tránh tình trạng hàng tồn, ứ đọng làm gián đoạn kinh doanh.
- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào: Nên lựa chọn hàng hóa có chất lượng tối ưu thay vì tối đa, nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của người tiêu dùng.
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất: Đây là yếu tố tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá trên thị trường, nâng cao sức cạnh tranh doanh nghiệp so với đối thủ nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận.
Quản lý hiệu quả việc mua hàng là cơ sở để thực hiện những mục tiêu quản trị doanh nghiệp. Thế nhưng việc quản lý mua hàng theo cách thức truyền thống đã không còn phù hợp trong thời đại 4.0 như ngày nay. Quản lý hàng hóa theo cách truyền thống lãng phí thời gian, khó khăn trong việc sắp xếp, chậm tiến độ hoặc thất lạc sản phẩm. Điều này làm ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp.
Quản lý mua hàng thời đại số với phần mềm 3S ERP
Mua hàng là một trong những module lõi của phần mềm 3S ERP được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ cái tổng hợp,… nhằm hỗ trợ Bộ phận Kế hoạch – Mua hàng, bộ phận Kế toán, Ban Lãnh đạo doanh nghiệp.
Ứng dụng 3S ERP để vận hành quản lý mua hàng cho phép doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Quy trình này cho phép quản lý các thông tin như:
- Các yêu cầu mua hàng: các yêu cầu mua hàng có thể được tạo tự động từ phân hệ quản lý sản xuất. Người sử dụng cũng có thể tạo các yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu.
- Quản lý các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng: cho phép doanh nghiệp lưu các thông tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua hàng hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp, ngày mua, ngày nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán…
- Quản lý việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng. Ngoài ra, chức năng này cho phép thực hiện quản lí trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu cầu…)
- Quản lý hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn mua hàng tự động dựa trên thông tin trên đơn mua hàng hoặc nhân viên kế toán nhập bằng tay vào hệ thống. Tính năng này được thao tác trên phân hệ Kế toán phải thu.
- Thanh toán: chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải thu và thực hiện chức năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng.
- Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng được thực hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán. Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có lệnh của kế toán tổng hợp
Đọc thêm: Quy trình quản lý mua hàng
Lợi ích khi ứng dụng phần mềm 3S ERP trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp
- Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn:
Phần mềm hỗ trợ thiết lập quy trình mua hàng chuẩn từ: yêu cầu mua hàng, lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp, đơn hàng mua… - Tránh gián đoạn trong sản xuất, kinh doanh:
Nhờ việc lập kế hoạch mua hàng hiệu quả đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên liệu cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất.
- Lựa chọn nhà cung cấp chất lượng:
Hệ thống hỗ trợ đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu như: chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down NCC… - Tối ưu lượng tồn kho:
Lập kế hoạch mua hàng tốt giúp tối ưu diện tích lưu trữ hàng hóa kho, giảm chi phí đầu vào cho nguyên vật liệu, rút ngắn vòng quay vốn lưu động. - Quản lý hiệu quả chất lượng NVL đầu vào:
Hệ thống cho phép thiết lập các chỉ tiêu đánh giá chất lượng sản phẩm (QA) để quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào (IQC). - Theo dõi hoạt động mua hàng Realtime:
Cung cấp bức tranh toàn cảnh và tức thời về tình hình mua hàng cung ứng thông qua hệ thống báo cáo trực quan.
Đọc thêm: Review tất tần tật về phần mềm ERP được sử dụng nhiều hiện nay: 3S ERP
Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn hoặc yêu cầu một bản demo chi tiết về tính năng của module mua hàng hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi: 0986.196.838.
