Tiêu chí đánh giá tính hiệu quả của phần mềm quản trị nhân sự

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị nhân sự nói riêng ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên khi tìm kiếm một giải pháp quản trị nhân sự hiệu quả, chủ doanh nghiệp sẽ không khỏi bối rối khi có quá nhiều phần mềm quản trị nhân sự cả của trong nước và nước ngoài. Phần mềm nào cũng liệt kê những tính năng ưu việt, nhưng đâu là những tiêu chí giúp đánh giá tính hiệu quả của phần mềm một cách chính xác nhất?

4 tiêu chí dưới đây sẽ giúp bạn có cơ sở để đánh giá tính hiệu quả của phần mềm quản trị nhân sự nhằm lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp mình:

1. Phù hợp với nhu cầu quản trị của doanh nghiệp

Đây là một trong những tiêu chí quan trọng nhất giúp đánh giá mức độ hiệu quả của phần mềm quản trị nhân sự. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu về nghiệp vụ nhân sự khác nhau. Một phần mềm quản trị nhân sự được coi là hữu ích đối với một doanh nghiệp thì phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nghiệp vụ nhân sự của doanh nghiệp đó như quản lý hồ sơ nhân sự, từ thông tin cá nhân, trình độ học vấn, đến quá trình làm việc tại công ty, quá trình khen thưởng, kỉ luật; quản lý tuyển dụng, đào tạo; quản lý, theo dõi các hợp đồng lao động; quản lý đánh giá, xếp loại nhân viên…

Hơn nữa, phần mềm cũng phải có tính đa năng, linh hoạt, có thể dễ dàng thay đổi, tuỳ chỉnh cho phù hợp với những cơ chế, chính sách của doanh nghiệp, đồng thời có khả năng tích hợp với các phần mềm khác trong doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm ERP…

Phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả giúp đáp ứng nhu cầu quản trị

2. Bảo mật thông tin, an toàn khi sử dụng

Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, việc đảm bảo bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt là thông tin, dữ liệu nhân sự. Do vậy, một yếu tố để đánh giá tính hiệu quả của phần mềm quản trị nhân sự chính là khả năng bảo mật cao của công cụ này. Theo đó, tính năng phân quyền của phần mềm được thực hiện chi tiết, bảo mật đến từng chức năng, từng người dùng, nhờ đó, thông tin, dữ liệu được lưu trữ trong phần mềm sẽ được bảo mật tuyệt đối.

Vì vậy, thông tin được bảo mật tốt sẽ chứng tỏ được chất lượng của phần mềm, cũng như uy tín của nhà cung cấp. Doanh nghiệp cũng nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, như vậy sẽ giúp hạn chế tối đa rủi ro và chi phí cho doanh nghiệp khi triển khai phần mềm quản trị nhân sự.

3. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng

Khi triển khai một phần mềm quản trị nhân sự mới, doanh nghiệp cũng sẽ mất thời gian và chi phí cho việc đào tạo, hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm. Vì vậy, một phần mềm quản trị nhân sự có giao diện không quá phức tạp, thân thiện, dễ thao tác và sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí. Hơn nữa, nhân viên cũng sẽ không tốn quá nhiều thời gian và công sức để làm quen và sử dụng phần mềm.

Ngoài ra, một phần mềm quản lý nhân sự hữu hiệu phải có tính năng truy xuất hệ thống báo cáo phân tích tự động, từ đó nhân viên có thể truy xuất số liệu ra các báo cáo tuỳ theo mục đích sử dụng một cách thuận tiện.

4. Quản lý dữ liệu tập trung, kết nối chặt chẽ các bộ phận

Khi doanh nghiệp quản lý nhân sự theo cách truyền thống, thì bộ phận tuyển dụng sẽ phải sử dụng một cơ sở dữ liệu riêng để lưu trữ các thông tin ứng viên cũng như yêu cầu tuyển dụng của từng phòng ban; còn bộ phận đào tạo lại sử dụng một hệ thống khác để quản lý kế hoạch, chương trình, tài liệu đào tạo; các bộ phận chấm công, tiền lương cũng phải sử dụng một cơ sở dữ liệu riêng…; từ đó khả năng tương tác kém giữa các bộ phận là không thể tránh khỏi.

Một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giải được bài toán này. Phần mềm sẽ giúp bộ phận nhân sự hoạt động dựa trên một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất, từ đó giúp quản lý từng nhân viên trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp, giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng thể về bộ máy nhân sự cũng như năng lực của từng nhân viên nhằm phân bổ nguồn lực hợp lý. Việc tìm kiếm, truy xuất thông tin, báo cáo liên quan đến nhân sự cũng trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.