Hiện nay, những công ty hay các doanh nghiệp quy mô lớn đều có xu hướng sử dụng quá trình tự động hóa dây chuyền trong việc quản lý, đặc biệt đó là sử dụng phần mềm quản lý nhân viên để hỗ trợ cho ban lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý được toàn bộ tình hình mảng nhân sự ở công ty của mình. Phần mềm quản lý nhân viên là sự kết hợp của các hệ thống và quy trình quản lý, kết nối nguồn nhân lực, công nghệ thông tin thông qua phần mềm máy tính.
Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân viên
Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân viên không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp trong thời buổi hiện nay. Do vậy, phần mềm này ngày càng có vai trò quan trọng đối với mỗi công ty, doanh nghiệp. Nó hỗ trợ hầu hết các công việc lớn của công ty như việc tuyển dụng đào tạo, quản lý hồ sơ nhân sự, thống kê báo cáo, quản lý lương thưởng, bảo hiểm,… Với sự hỗ trợ hiệu quả của phần mềm thì các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp. Sau đây là những lợi ích nổi bật mà phần mềm nhân viên mang lại cho doanh nghiệp:
- Giúp ban lãnh đạo có thể quản lý toàn bộ các thông tin và hồ sơ quan trọng về nhân viên theo cách vô cùng dễ dàng nhưng cũng rất chuyên nghiệp
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi điều hành nhân sự, đưa ra các quyết định về nhân viên cũng đúng hơn.
- Dễ dàng trong việc lập kế hoạch và thời gian biểu công việc phù hợp cho nhân viên cũng như người quản lý
- Rút ngắn thời gian làm việc
- Giám sát quá trình quản lý hiệu quả nhất, bên cạnh đó giám sát hiệu suất làm việc hàng ngày của mỗi một nhân viên
- Tích hợp với công cụ tính toán lương để giúp tiến độ công việc nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn
Vai trò của phần mềm quản lý nhân viên trong doanh nghiệp
- Quản lý nhân viên
Quản lý hồ sơ nhân viên: quản lý mọi thông tin chi tiết về người lao động như ngày sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, chức danh công tác, theo dõi toàn bộ quá trình làm việc tại công ty, khen thưởng hay kỷ luật,…
Theo dõi các hợp đồng lao động: theo dõi về tình trạng hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động, thời gian hợp đồng lao động, gia hạn hợp đồng hoặc hợp đồng thử việc với nhân viên
Quản lý tuyển dụng: quản lý hồ sơ các ứng viên tham gia tuyển dụng, lựa chọn hồ sơ phù hợp với các tiêu chí để đưa ra các ứng viên tiềm năng nhất. Cho phép lập kế hoạch thi tuyển, phỏng vấn và đưa ra được đánh giá hiệu quả tuyển dụng.
Quản lý đào tạo: quản lý lập kế hoạch đào tạo để nâng cao chất lượng nhân sự, tăng năng suất lao động. Chi tiết về các lớp đào tạo, thông tin học viên tham gia các lớp đào tạo, đánh giá kết quả đào tạo, kết quả học tập của học viên.
- Quản lý tiền lương
Chấm công lao động: Theo dõi, kiểm soát người lao động về thời gian làm việc thời gian vào làm và ra về, chấm số ngày công đi làm, đăng ký làm thêm, nghỉ, làm bù hay thai sản, quản lý ca kíp của nhân viên,…
Quản lý bảo hiểm xã hội: Các chế độ bảo hiểm cho người lao động như BHYT, BHXH hay các chế độ phụ cấp, trợ cấp hàng tháng, các chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động khi nghỉ việc, tăng lương hay điều chuyển.
Tính lương: Quản lý lương theo đối tượng hoặc kỳ tính lương. Tự động tính lương theo các chế độ xã hội, bảo hiểm, chế độ của công ty, các loại thuế, số ngày công làm việc để tính lương cho nhân viên.
- Quản lý hệ thống
Quản lý hệ thống, phân quyền cho người dùng đăng nhập vào hệ thống. Phân quyền truy xuất dữ liệu, cho từng người, nhóm người. Quản lý thay đổi mật khẩu. Quản lý phân quyền khai thác các chức năng chương trình cho từng người, nhóm người sử dụng.
>>>Đọc thêm: Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Quản lý nhân viên hiệu quả với phần mềm 3S HRM
Để tiên phong trong thời đại kỷ nguyên số, HR phải trở thành người dẫn đầu trong việc ứng dụng công nghệ nhằm phát huy tối đa nguồn lực doanh nghiệp. Với việc ứng dụng 3S HRM sẽ giúp doanh nghiệp thay đổi cách thức quản trị nhân viên theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp tự động, bắt kịp xu hướng 4.0.
Phần mềm quản lý nhân sự 3S HRM của ITG không chỉ đáp ứng những yêu cầu cơ bản của các quản lý nhân sự nói chung mà còn cung cấp nhiều chức năng nâng cao khác như:
- Phần mềm 3S HRM giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên cấp dưới thông qua các mục tiêu cụ thể
- Chức năng đánh giá KPI trong hệ thống 3S HRM hỗ trợ lãnh đạo đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên một cách công bằng và chính xác dựa theo chỉ số KPI với các mục tiêu đã đặt ra. Công cụ giúp cho lãnh đạo kiểm soát, khuyến khích, cũng như áp dụng các cơ chế khen thưởng cho nhân viên hoàn thành tốt công việc, liên kết các mục tiêu riêng lẻ để gắn kết thành các mục tiêu chung cho toàn bộ doanh nghiệp.
- Hệ thống được xây dựng bám sát nhu cầu thực tế của doanh nghiệp cũng như mong muốn của thị trường với những tiện ích hữu hiệu nhất cho người dùng. Các phân hệ chức năng được xây dựng mềm dẻo, tùy biến dữ liệu quy trình theo mục tiêu và cơ cấu của tổ chức
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ cho doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài
- Tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp theo tiêu chuẩn mở như CRM, ERP,…
- Hỗ trợ chạy trên nền web (Google Chrome, Mozilla Firefox, IE, Safari) và Smartphone (iSO, Android, Windows Phone)
- Giao diện hiện đại, thân thiện với người dùng, tiết kiệm nhiều thời gian sử dụng cho doanh nghiệp
- Được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên nền web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên công tác theo thời gian thực
- 3S HRM hỗ trợ lãnh đạo điều hành các chi nhánh dễ dàng và hiệu quả. Dù ở bất kỳ nơi đâu, lãnh đạo vẫn có thể khích lệ, tạo động lực và đánh giá công việc của nhân viên
Để doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân viên một cách thuận lợi hiệu quả nhất thì việc lựa chọn đối tác cung cấp phần mềm uy tín là vô cùng quan trọng. Phần mềm quản trị 3S HRM từ ITG là phần mềm tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết trong việc quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, dữ liệu luôn được cập nhật kịp thời, tiết kiệm thời gian nhập liệu và tăng hiệu quả công việc. 3S HRM có thể áp dụng với quy mô của doanh nghiệp từ doanh nghiệp nhỏ và vừa hay những tập đoàn, tổng công ty đa chi nhánh đều có thể sử dụng.
>>>Đọc thêm: Tại sao phần mềm quản trị nhân sự không thể thiếu cho sự phát triển của doanh nghiêp