Trong một doanh nghiệp sản xuất có nhiều công đoạn, nghiệp vụ kinh tế đan xen phức tạp. Nhằm mục đích quản lý tốt các hoạt động của doanh nghiệp cần có các qui trình nội bộ rõ ràng và sự giúp đỡ của các phần mềm quản lý sản xuất. Điều này phát sinh câu hỏi dành cho nhà quản trị là sử dụng phần mềm quản lý sản xuất miễn phí có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không?
Sau đây, chúng tôi sẽ đưa ra phân tích một số yếu tố then chốt để giúp các nhà quản trị có thể đưa ra câu trả lời cho thắc mắc của mình.
1. Điểm mạnh, yếu điểm của phần mềm quản lý sản xuất miễn phí
Điểm mạnh:
- Do là phần mềm quản lý sản xuất miễn phí nên doanh nghiệp đã tiết kiệm được một phần ngân sách, đề dành cho các phần việc khác. Đây có thể khẳng định là là lý do lớn để nhiều doanh nghiệp thích sử dụng phần mềm miễn phí.
- Các phần mềm này đã có đầy đủ các chức năng cơ bản đáp ứng các nghiệp vụ tối thiểu trong doanh nghiệp
- Tự do thêm bớt các danh mục, thứ tự, sắp xếp theo ý muốn chủ quan của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn, dữ liệu và các thao tác trơn tru hơn khi được áp dụng phần mềm
- Số liệu rõ ràng, không bị sai lệch so với sử dụng giấy tờ thông thường
Nhược điểm:
- Đa số phần mềm quản lý sản xuất miễn phí không thể giải quyết được hết nghiệp vụ của doanh nghiệp, làm doanh nghiệp tương đối vất vả để xử lý những nghiệp vụ còn lại.
- Các đặc thù của doanh nghiệp thì không thể xử lý được, do phần mềm miễn phí chỉ có một số nghiệp vụ cơ bản.
- Các nguyên tắc trong kế toán có thể không đáp ứng được như nguyên tắc lịch sử chứng từ, không lưu vết được những hành đông sửa xóa,…
- Phần mềm miễn phí bị hạn chế về mặt thời gian sử dụng, dung lượng lưu trữ, nghiệp vụ giải quyết,… Do đó hoạt động của doanh nghiệp có thể bị gián đoạn bất cứ khi nào.
- Phần mềm miễn phí thường không được cập nhập các bản vá về bảo mật, có thể gây mất mát, rò rỉ dữ liệu của doanh nghiệp
- …
2. Nên hay không nên sử dụng phần mềm quản lý sản xuất miễn phí?
Với câu hỏi: “Nên không nên sử dụng phần mềm quản lý sản xuất miền phí?” còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, có thể đối với doanh nghiệp này thì phù hợp, doanh nghiệp khác thì không như:
- Quy mô doanh nghiệp hiện tại của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp nhỏ, quy mô đơn giản thì viẹc áp dụng phần mềm miễn phí là phù hợp nhưng qui mô lớn thì không khả thi;
- Số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ;
- Khả năng tài chính của doanh nghiệp dành cho phần mềm quản lý sản xuất;
- Dựa vào đặc thù sản xuất của doanh nghiệp, yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp khác nhau
Nếu doanh nghiệp đầu tư phần mềm quản lý sản xuất trả phí của nhà cung cấp uy tín cùng sự hỗ trợ dịch vụ thường xuyên khi gặp sự có sẽ là lựa chọn doanh nghiệp mà nhiều doanh nghiệp mong muốn. Để xác định rõ mong muốn và điều kiện của doanh nghiệp thì bạn nên xem xét các vấn đề sau:
- Đối với doanh nghiệp bạn có quy mô còn rất nhỏ, các quy trình quản lý đơn giản thì doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý sản xuất miễn phí để tiết kiệm chi phí và xây dựng dần dần quy trình của doanh nghiệp.
- Đối với doanh nghiệp cỡ vừa và lớn, quy trình sản xuất đã chuẩn hóa và tài chính cho phép thì việc áp dụng phần mềm quản lý trả phí từ một đơn vị cung cấp uy tín nhiều kinh nghiệm là điều nên đầu tư.
Như vậy, đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc dùng phần mềm quản lý sản xuất miễn phí làm một lựa chọn đáng cân nhắc, tuy nhiên khi doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng và với đặc điểm riêng của các doanh nghiệp Việt Nam thì việc mua phần mềm quản lý doanh nghiệp để được tư vấn giải pháp cũng như hỗ trợ triển khai phần mềm là một điều nên làm.
